Kaip išvengti sukčiavimo ir darbuotojų vagysčių jūsų versle - politika ir planai

Nors galite manyti, kad sukčiai yra užkietėję nusikaltėliai, peršokantys iš darbo į kitą, žurnalas „Buhalterija“ praneša, kad dauguma asmenų, vykdančių profesinį sukčiavimą, yra pirmą kartą pažeidėjai. Be to, labai mažai sukčių imasi darbo, siekdami apgauti verslą.

Tai reiškia, kad kruopštaus įdarbinimo praktikos ir kruopštaus asmens patikrinimo nepakanka, kad jūsų įmonėje nebūtų sukčiavimo. Tačiau yra tam tikrų veiksnių, dėl kurių asmuo yra labiau linkęs sukčiauti.

Sertifikuotų sukčiavimo ekspertų asociacija tvirtina, kad yra trys elementai, kurie paprastai naudojami sukčiavimo metu. Pirma, asmuo, kuris daro apgaulę, jaučia finansinį spaudimą - didelės skolos, dosnus gyvenimo būdas, šeimos nariai, turintys finansinių problemų, ir priklausomybės nuo lošimo yra visi galimi spaudimo šaltiniai..

Antra, asmeniui reikia būdo racionalizuoti sukčiavimą. Vidinis monologas „Aš nemoku pakankamai“, „Aš daugiau dirbu, nei daro viršininkas“, „Bendrovė niekada to nepraleis“ ir „Aš to nusipelnęs“ - tai padeda žmogui pateisinti neetišką elgesį..

Galiausiai asmenims reikia galimybės sukčiauti. Nors jūs, kaip verslo savininkas, ne visada galite paveikti asmens finansinę padėtį ar požiūrį, tačiau paveikdami galimybių faktorių galite atlikti patikrinimus ir balansus bei tinkamą vidaus kontrolę..

Įprasti sukčiavimo tipai

1. Turto netinkamas panaudojimas

Pasak Sertifikuotų sukčiavimo ekspertų asociacijos, turto pasisavinimas yra labiausiai paplitusi sukčiavimo rūšis, pasitaikanti mažose įmonėse. Turto pasisavinimas įvyksta tada, kai darbuotojas arba rangovas sugalvoja pavogti ar netinkamai naudoti įmonės išteklius, tokius kaip grynieji pinigai ar atsargos.

Atidžiai atkreipkite dėmesį į tai, kaip jūsų verslas surenka pinigus iš klientų. Jei nėra tinkamų priemonių, asmuo gali konfiskuoti grynuosius pinigus ir paslėpti juos nuo savininko.

2. Nugriebimas

Nugriebimas, populiarus būdas pavogti grynuosius pinigus, apima gaunamo mokėjimo vagystę, kol jis gali būti visiškai įrašytas į įmonės finansinę apskaitą. Pvz., Pasakykite, kad klientas nori nusipirkti produktą plytų ir skiedinio parduotuvėje. Apsiskaitęs pardavimų darbuotojas galėjo susimokėti už prekes, bet užuot įrašęs operaciją, susimokėti grynuosius pinigus.

Naudodamas ribotas sumas, darbuotojas gali įrašyti tik dalį išmokos - pavyzdžiui, įrašyti tik 50 USD, sumokėtą už 100 USD - arba visai neįrašyti mokėjimo. Kadangi pardavimo operacija nėra registruojama, parduotuvės atsargos taip pat nėra atnaujinamos. Tai reiškia, kad realus verslo inventorius iš tikrųjų bus mažesnis nei tas, kuris atsispindi apskaitos dokumentuose.

Tai nėra tik asmeninių operacijų rizika. Buhalterinis ar kanceliarijos darbuotojas, gaunantis klientų mokėjimus, taip pat gali įnešti grynuosius pinigus. Tada darbuotojas gali suklastoti kredito memorandumą arba nurašyti sąskaitą kaip neatrenkamą, kad įmonė nepastebėtų, jog trūksta mokėjimo.

Sudėtingas, bet gana dažnas gautinas gautinų sumų sukčiavimas apima klientų mokėjimų vilkinimą. Pagal atlaisvinimo schemą buhalteris ar buhalteris susideda kišenę grynaisiais pinigais, kuriuos klientas sumoka į to kliento sąskaitą. Norėdami padengti trūkumą, buhalteris naudoja įmoką, gautą iš antro kliento, į pirmojo kliento sąskaitą. Jei antrasis klientas pastebi neteisingą sąskaitos likutį, buhalteris naudoja trečiojo kliento įmoką deficitui padengti ir pan..

Kadangi mokėjimai yra netinkamai valdomi, kas nors visada pasinaudoja schema. Nepaisant to, sukčiai gali nesikišti į schemas ištisus mėnesius ar net metus.

3. Pinigai Larceny

Grynųjų pinigų išpardavimas yra panašus į nugriebimą ta prasme, kad darbuotojas ar rangovas vagia gaunamus grynuosius pinigus. Skirtumas nuo grynųjų pinigų yra tas, kad darbuotojas vagia grynuosius po to, kai jie buvo įrašyti į verslo knygas.

Pvz., Darbuotojas gali pavogti pinigus iš kasos po to, kai buvo užfiksuota operacija. Darbuotojas gali įrašyti apgaulingą kasos aparato išmoką, kad nuslėptų faktą, kad trūksta grynųjų. Pvz., Darbuotojas gali anuliuoti ankstesnį pardavimą arba grąžinti pinigus ir išregistruoti atitinkamas grynąsias pinigų sumas.

Požymiai, kad pinigai buvo pavogti
Aptikti schemas, apimančias grynųjų pinigų perėmimą prieš jas įrašant, gali būti sudėtinga. Galite pastebėti šiuos įspėjamuosius ženklus:

Mažos atsargos. Jei tikrasis atsargų kiekis parduotuvėje yra mažesnis nei turėtų būti pagal knygas, gali būti, kad darbuotojas nefiksuoja visų pardavimų.
Numeruotų dokumentų spragos. Restoranams ir kitoms įmonėms, kurios naudojasi numeriais pažymėtais kvitais, vaučerių spraga gali reikšti, kad darbuotojas išmetė kvitą ir laikė grynuosius pinigus.
Pirkėjų skundai. Jei darbuotojas vėluoja mokėti, klientai linkę skambinti ir skųstis, kad jų ataskaitų likučiai nėra teisingi.
Mažos pajamos tam tikromis pamainomis. Jei grynųjų pinigų surenkama mažiau, kai dirba vienas konkretus darbuotojas, tai gali reikšti grynųjų pinigų vagystę.

Vidinė grynųjų pinigų vagystės prevencija

Reikalauti valdytojo patvirtinimo norint išduoti kreditus, negaliojančius pardavimus ar nurašymo sąskaitas. Kai kažkas kitas įtraukiamas į sandorį, apgaulingas darbuotojas turi mažiau galimybių pavogti nepastebėtas.
Išleisti mėnesinius sąskaitos išrašus. Jei darbuotojas reguliariai atnaujina savo sąskaitos likutį, darbuotojas mažiau linkęs susitaikyti su klientų mokėjimais.
Instituto privalomas atostogų laikas ir darbo rotacija. Plėšimo schemos greitai nutrūksta, kai kaltas darbuotojas neturi galimybės judėti grynaisiais.
Atlikite siurprizų grynųjų pinigų skaičiavimą. Palyginę registre esančius grynuosius pinigus su pinigų priėmimo kvitus, vadovai gali greitai nustatyti grynųjų pinigų neatitikimus.
Vaizdo kameros. Darbuotojai mažiau linkę elgtis blogai, kai yra vaizdo kamera, stebinti registrus.
Užrakinti dėžutes. Kliento mokėjimai siunčiami tiesiai į banko užrakto dėžę, todėl grynieji pinigai nepatenka į darbuotojų rankas, o darbuotojai neturi galimybės jų pavogti.

4. Nesąžiningi grynųjų pinigų išmokėjimai

Užuot kėlę pinigus, kai jie patenka į verslą, kiti sukčiai vagia išeinančias grynųjų pinigų išmokas. Iš visų būdų, kaip darbuotojai ir rangovai pasisavina įmonės turtą, dažniausiai naudojama taktika yra pavogti grynuosius pinigus atliekant apgaulingas grynųjų išmokas..

5. Atsiskaitymo schemos

Darbuotojai gali atsiskaityti už prekes ir paslaugas, kurių įmonė niekada negavo, ir suskaičiuoti grynuosius pinigus. Darbuotojas klastoja sąskaitas faktūras su pagamintomis paslaugomis ar produktais ir, išmokėjęs čekį, sukčius pats jas išmoka. Darbuotojas sumokėjo neegzistuojančiam pardavėjui mokėjimą, naudodamas apvalkalų įmonės, kuri priklauso darbuotojui ar draugui ar šeimos nariui, pavadinimą.

Darbuotojai taip pat gali susitarti su esamu pardavėju, kad permokėtų įmonei produktus. Mainais už padidintą sąskaitą faktūrą pardavėjas darbuotojui sumažina pelną.

Atsiskaitymo schemos požymiai

Pardavėjo kainos labai išaugo. Kai vieno pardavėjo įkainiai padidėja didesne procentine dalimi nei pramonės norma, gali būti, kad nesusipažinsite sąžiningai.
Darbuotojo pirmenybė tam tikram pardavėjui. Darbuotojas, kuris reikalauja tam tikro pardavėjo ar nėra pasirengęs gauti pasiūlymų iš kitų rangovų, gali sulaukti atatrankos.

Vidinė kontrolė, kad būtų išvengta atsiskaitymo schemos

Tvarkykite patvirtintą tiekėjų sąrašą ir čekius rašykite tik patvirtintiems pardavėjams. Tai neleidžia jums atlikti mokėjimų apvalkalų įmonėms ar darbuotojų draugams. Prieš įtraukdami pardavėją į sąrašą, atlikite keletą tyrimų ir įsitikinkite, kad tai teisėta įmonė.
Kartu su patvirtintu tiekėjų sąrašu tvarkykite patvirtintą kainoraštį. Dėl to darbuotojams sunku kelti kainas bendradarbiaujant su pardavėjais.
Prieš pasirašydami čekius, paprašykite gavimo ataskaitos kopijos. Tokiu būdu jūs pasirašote tik tuos produktus, kuriuos įmonė iš tikrųjų gavo.

6. Išlaidų kompensavimo schemos

Kitas būdas gauti pinigų iš įmonės yra išlaidų ataskaitų sudarymas. Darbuotojai gali gauti dirbtinai didelį išlaidų kompensavimo patikrinimą, pridėdami asmenines išlaidas, neegzistuojančias išlaidas ar kitaip padidindami išlaidas išlaidų kompensavimo prašyme..

Išlaidų kompensavimo schemos požymiai

Ekstravagantiškos išlaidų ataskaitos. Jei tam tikros darbuotojų išlaidų ataskaitos yra didesnės nei istoriniai vidurkiai ar kitų darbuotojų ataskaitos, tai reiškia, kad darbuotojas išleidžia per daug.
Darbuotojas nepateikia kvitų. Kai originalūs kvitai nėra pridedami prie išlaidų ataskaitos, jūs niekada negalite žinoti, ar darbuotojas iš tikrųjų patyrė išlaidas.

Vidaus kontrolė, siekiant užkirsti kelią išlaidų kompensavimo schemoms

Reikalauti išlaidų kompensavimo kvitų. Jei to nepadarysite, darbuotojai gali pridėti išlaidas, kurių jie niekada nepadarė.
Dokumentuokite savo įmonės išlaidų kompensavimo politiką. Jame aiškiai pasakykite, kokios rūšies išlaidos gali būti kompensuojamos, o kurios netinkamos kompensuoti. Pateikite politikos kopiją visiems darbuotojams.
Palyginkite visų darbuotojų, kurie išvyko į konkrečią kelionę, išlaidų ataskaitas. Jei vieni yra daug didesni už kitus, tai ženklas, kad išlaidos padidėja arba darbuotojas per daug išleidžia.

7. Patikrinkite klastojimo schemas

Darbuotojai ar rangovai, turintys prieigą prie išeinančių įmonės čekių, gali juos suklastoti savo naudai. Jei blankai nėra saugūs, kažkas gali pavogti kelis ir išduoti juos sau ar draugui. Buhalteris, kuris surašo čekius, kad verslo savininkas galėtų pasirašyti, vėliau gali pakeisti čekio vardą, jį sulaikyti ir pats išsigryninti.

Čekio klastojimo požymiai

Kontrolinių skaičių spragos. Jei numeruotuose tuščiuose čekiuose yra eilės tarpų, gali būti, kad kažkas panaikino kelis.
Pardavėjų skundai. Kai pardavėjas jums praneša, kad negavo mokėjimų, net jei išpjaustėte čekį, mokėjimas galėjo būti sulaikytas.

Vidinė kontrolė, kad būtų išvengta tikrinimo klastojimo

Laikykite tuščius čekius saugius. Jie visada turėtų būti užrakinti jūsų biure. Nedalinkite savo rakto, o čekius pateikite tik tada, kai jūsų buhalterijos darbuotojai yra pasirengę juos atspausdinti.
Kiekvieną mėnesį peržiūrėkite savo verslo banko ataskaitą. Ieškokite čekių sumų, kurių neatpažįstate. Paprašykite banko, kad būtų įtrauktas išgrynintų čekių vaizdo nuskaitymas, kad galėtumėte įsitikinti, jog prieš patvirtinant jie nebuvo sugadinti..

8. Inventoriaus ir kito turto vagystė

Net jei jūsų pinigai yra saugūs, darbuotojai gali rasti būdų pavogti ar netinkamai panaudoti fizinį turtą, pavyzdžiui, kompiuterius, įmonės gaminius ir inventorių.

Priėmimo schemos
Su priėmimo procesu susiję darbuotojai gali pavogti atsargas ar produktus jų pristatymo vietoje. Skerdžiantys darbuotojai gali pakeisti gaunamą gabenimo ataskaitą ir ataskaitą gaunančią įmonę, kad paslėptų sukčiavimą. Jei tie darbuotojai taip pat turi prieigą prie pirkimo įrašų, jie gali pakeisti pirkimo prašymą, kad atitiktų suklastotas pristatymo ataskaitas.

9. Turtas Larceny

Jei nėra daug fizinių priemonių, skirtų turto stebėjimui, darbuotojai ir rangovai gali tiesiog išnešti įmonės turtą iš patalpų ir niekada jo negrąžinti..

Turto pavogimo požymiai

Mažos atsargos. Jei atsargos vienose knygose yra didesnės nei faktinės atsargos, kažkas gali pavogti.
Prastos kokybės inventorizacijos dokumentacija. Jei patvirtinantys dokumentų įsigijimo ir gavimo dokumentai nėra originalai arba atrodo, kad jie buvo pakeisti, galbūt susidursite su vagis.

Vidinė kontrolė, siekiant užkirsti kelią fizinio turto vagystėms

Atlikite atsitiktinių atsargų skaičiavimus. Tai gali padėti jums išvengti atsargų trūkumo ir padaryti darbuotojus mažesnę tikimybę pavogti.
Atskiros atsargų pareigos. Tas pats asmuo neturėtų būti atsakingas ir už produktų pirkimą, ir už jų gavimą.
Įdiekite saugos kameras. Visų pirma stebėkite patalpas ir zonas, kuriose laikomi inventoriai ir vertingi produktai.
Saugokite atsargas ir turtą. Vietos, kuriose yra vertingo turto, turėtų būti užrakintos, kai įmanoma, ir raktus turėtų turėti tik kai kurie darbuotojai.

Daugiau patarimų, kaip užkirsti kelią sukčiavimui smulkiajame versle

Be to, yra bendrų strategijų, kurias galite naudoti, kad išvengtumėte sukčiavimo. Pakeitę tai, kaip valdote, ir tai, kaip deleguojate užduotis, galite sumažinti tikimybę, kad kažkas apgaudinės jūsų verslą.

1. Pažinkite savo darbuotojus

CPA įmonė „Cowan“, „Gunteski & Co.“ pažymi, kad galite užmaskuoti galimą sukčiavimą pumpurą, jei žinote apie darbuotojų elgesio ir požiūrio pokyčius. Periodiškai susisiekite su savo darbuotojais ir skirkite laiko pokalbiams apie tai, kaip viskas vyksta.

Visų pirma, atkreipkite dėmesį į šiuos elgesio bruožus, dažniausiai susijusius su sukčiais:

Pragyvenimas viršija savo galimybes - pavyzdžiui, mažą atlyginimą gaunantis darbuotojas, vairuodamas prabangią transporto priemonę ar pasiimdamas dosnias atostogas
Patyrę finansinius sunkumus ar sunkiai susidurdami su savo galais
Palaikyti neįprastai artimus santykius su konkrečiu pardavėju
Nenorėjimas leisti kitam darbuotojui perimti kai kurias pareigas
Niekada nesikreipkite į ligonius ar nesiimkite atostogų
Išgyvena skyrybas ar kovoja su šeimos problemomis

Žinoma, niekada nenorite manyti, kad darbuotojai vagia vien todėl, kad demonstruoja kai kuriuos iš šių bruožų. Vis dėlto, jei įtariate, kad vyksta sukčiavimas, stebėjimą ir sukčiavimo prevenciją galite nukreipti į departamentus ir sritis, kuriose dirba didelės rizikos darbuotojai. Stenkitės padėti darbuotojams, patiriantiems stresą ar sunkiai susiduriantiems su finansiniais sunkumais, jei tik galite - išlaikysite daugiau darbuotojų ir sukursite lojalumą.

2. Valdykite nuoširdžiai

Tai, kaip jūs elgiatės kaip verslo savininkas, gali paveikti jūsų darbuotojų požiūrį į vagystes. Jei supjaustote kampus ir nesielgiate etiškai, žmonės, kurie dirba jums, yra linkę daryti tą patį. Ir atvirkščiai, jei jūs bendromis pastangomis stengsitės sąžiningai ir etiškai bendrauti versle, darbuotojai supras, kad iš jų tikimasi tokio paties elgesio.

Sukurkite elgesio kodeksą, kuris apibūdina elgesio tipą, kurio tikitės iš visų jūsų verslo atstovų. Be to, aiškiai pasakykite, kad jūsų durys visada atviros darbuotojams, norintiems pasidalyti rūpesčiais dėl verslo operacijų. Sertifikuotų sukčiavimo ekspertų asociacija nustatė, kad dauguma vadybininkų sužino apie profesinį sukčiavimą po to, kai jis buvo nutrauktas, todėl apsvarstykite galimybę įdiegti anoniminę specialiąją liniją pranešti apie įtariamą sukčiavimą..

3. Atskirtos pareigos

Viena iš geriausių vidaus kontrolės priemonių siekiant užkirsti kelią sukčiavimui yra pareigų atskyrimas. Kitaip tariant, vienas asmuo neturėtų būti atsakingas už tiek užduočių, kad sukčiavimas gali būti padarytas ir užmaskuotas be savininko žinios. Norėdami pašalinti sukčiavimo galimybes, jokie asmenys neturėtų saugoti turto (tokių kaip grynieji pinigai ir vertingi produktai), turėti galimybę įrašyti ar pakeisti apskaitą apie tą turtą ir turėti teisę leisti vykdyti turto operacijas..

Atskirti pareigas yra sudėtinga mažame versle, nes paprasčiausiai neturite pakankamai žmonių, kuriems paskirstyti užduotis. Vis dėlto yra keletas žingsnių, kuriuos galite atlikti padaliję pagrindines funkcijas tik su dviem ar trim darbuotojais.

Pvz., Pasakykite, kad jūs ir biuro vadovas esate vieninteliai du jūsų įmonės darbuotojai. Nors jūsų biuro vadovas gali turėti prieigą prie nepanaudotų lėšų, suderindamas banko ataskaitą ir sukurdamas sąskaitas faktūras bei banko indėlius, jūs turėtumėte būti tas, kuris peržiūri banko ataskaitą, atidaro laišką, peržiūri operacijas ir tvirtina kreditinius raštus..

Jei turite trečią darbuotoją, tarkime, biuro padėjėją, leiskite tam darbuotojui suderinti banko ataskaitą, atidaryti paštą ir paruošti banko indėlius. Tai užima šiek tiek atsakomybės už jūsų lėkštę ir biuro vadovui tampa sunkiau slėpti pavogtus mokėjimus.

Galutinis žodis

Vidaus kontrolės įgyvendinimas yra kritinė jūsų verslo apsaugos dalis. Tačiau tai gali būti nepatogu padaryti praktiškai.

Darbuotojai ir rangovai gali nesuprasti, kodėl keičiasi jų pareigos. Praneškite savo darbuotojams, kad yra kontrolės priemonės, skirtos apsaugoti juos kaip darbuotojus ir verslą. Įtraukite juos į verslo saugumo gerinimo procesą ir reguliariai paprašykite jų indėlio. Asmenys, dirbantys kasdienį darbą, gali turėti įžvalgų apie tam tikrus procesus, kurie gali padėti jums pagerinti kontrolę. Jie taip pat gali pranešti, kurie valdikliai veikia gerai, o kurie ne.

Ar kada nors priklausėte ar dirbote įmonėje, kurioje kažkas sukčiavo? Kaip tai nutiko?