8 būdai, kaip padidinti darbuotojų produktyvumą jūsų mažame versle

O kaip tavo komanda? Skirtingai nuo milžiniškų korporacijų, jūs neturite didžiulio darbo užmokesčio biudžeto, todėl kiekvieną minutę jūsų komanda turi būti naudojama kaip įmanoma efektyviau.

Tačiau darbuotojai JAV turi produktyvumo problemų. Mes praleidžiame daugiau laiko darbe nei dauguma kitų išsivysčiusių šalių, tačiau visas šis papildomas laikas nereiškia, kad padarome daugiau. Faktiškai našumas nuo Didžiosios nuosmukio paprastai mažėjo.

Vienas geriausių būdų padidinti našumą yra skatinti darbuotojų įsitraukimą, nes produktyvumas ir įsitraukimas eina kartu. Tačiau yra daugybė kitų ekonomiškų strategijų, kurias galite naudoti norėdami gauti daugiau iš savo komandos.

Darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyros svarba

Prieš įgyvendindami savo komandos produktyvumo didinimo planus, svarbu suprasti paties produktyvumo psichologiją. Kas būtent, daro kai kuriuos darbuotojus produktyvesnius nei kiti?

Atsakymas gana paprastas. Voriko universiteto tyrimais nustatyta, kad kai darbuotojai yra laimingi, jie yra 12% produktyvesni. Laimė ir teigiama profesinio ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra dažnai reiškia darbuotojus, kurie yra įsitraukę, atsidavę ir, svarbiausia, produktyvus.

Jei tai atrodo per daug paprasta, pažvelkite į Danijos darbo rinką. Remiantis „World Values ​​Survey“, danai yra laimingiausi pasaulyje ir tai apima laiką, kurį jie praleidžia darbe. Danijos užsienio reikalų ministerija teigia, kad jos taip pat yra antra produktyviausia šalis Europos Sąjungoje.

EBPO geresnio gyvenimo indeksas užima Daniją ir Nyderlandus šalių, kuriose geriausias darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra, sąrašo viršuje. Kaip jau galima spėti, JAV yra beveik apačioje.

Remdamiesi tuo, galime pagrįstai daryti išvadą, kad kuo daugiau dirbsite, kad padidintumėte savo komandos sveikatą, laimę ir pusiausvyrą tarp darbo ir asmeninio gyvenimo, tuo daugiau jie grąžins palankumą, padidindami produktyvumą. Tai, savo ruožtu, lemia didesnį pelną ir geresnę darbo aplinką visiems.

Kaip padidinti komandos produktyvumą

Tam, kad pagerėtų žmonių profesinis gyvenimas, nereikia didelių atlyginimų biudžetų. Jūs galite daug nuveikti kaip smulkaus verslo savininkas, kad viskas būtų geriau jūsų komandai.

1. Nustatykite protingą darbo laiką

Tai gali atrodyti neproduktyvu, tačiau reikalaujant, kad jūsų komanda dirbtų mažiau gali įkvėpti juos gaminti daugiau.

„Fast Company“ duomenimis, darbuotojai Danijoje paprastai dirba tik 33 valandas per savaitę. Kasmet jie gauna mažiausiai penkių – šešių savaičių atostogas (kartu su ne daugiau kaip vienerių metų motinystės atostogomis, kai jų reikia).

JAV ilgos valandos dažnai laikomos įsipareigojimų ženklu. Tačiau tai gali sukelti „prezentatyvumą“, kai darbuotojai dirba, bet neveikia visu pajėgumu dėl ligos, miego trūkumo ar kitų medicininių veiksnių. „Harvard Business Review“ teigia, kad prezentacija gali sumažinti trečdalį individualaus produktyvumo. Ilgos valandos taip pat gali dar labiau sumažinti produktyvumą dėl streso, atsiribojimo ir iškreiptos darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyros.

Norėdami kovoti su tuo, darykite tai, ką galite, kad sutrumpintumėte komandos valandas. Tegul žmonės eina namo anksti penktadienio popietėmis arba suteikia jiems lankstumo atvykti vėliau pirmadienio rytą. Tai ne tik padės sumažinti darbo sąnaudas jūsų versle, bet ir greičiausiai pastebėsite, kad mainais jūsų komanda dirbs sunkiau.

2. Būkite lankstūs planuodami

Darbo valandų sutrumpinimas yra viena strategija, kaip padidinti našumą; lankstumas su tomis darbo valandomis yra glaudžiai susijęs.

Kiekvieno poreikiai bus skirtingi, todėl pasitarkite su savo žmonėmis kur jiems reikia didesnio lankstumo darbo savaitę. Pvz., Galite turėti vieną asmenį, kuriam patiktų ilgesnė pietų pertrauka antradieniais, norint lankyti jogos užsiėmimus, o kažkas kitas norėtų anksti trečiadieniais išvykti pasiimti vaiko iš dienos priežiūros.

Priklausomai nuo jūsų verslo, jūs galbūt negalėsite patenkinti visų poreikių. Tačiau išsiaiškinę, kam ko reikia, ir padarę viską, kad komanda būtų lankstesnė, parodysite, kad jums rūpi jų laimė ir gerovė. Tai, savo ruožtu, gali paskatinti įsitraukimą ir padidinti produktyvumą.

3. Suteikite savo komandai daugiau autonomijos

Kiekviena visuomenė turi skirtingas kultūros normas ir vertybes. Ir šios normos bei vertybės tiesiogiai veikia tai, kaip mes elgiamės. Aštuntojo dešimtmečio pradžioje psichologas Geertas Hofstede'as sukūrė sistemą šioms visuomenės normoms įvertinti, naudodamas Hofstede'o kultūrinius matmenis..

Hofstede'o kultūriniai matmenys išmatuoja šešis kiekvienos kultūros aspektus. Jie apima:

• Galios atstumo indeksas
• Individualizmas prieš kolektyvizmą
• Neapibrėžtumo vengimas
• Vyriškumas prieš moteriškumą
• Ilgalaikė ir trumpalaikė orientacija
• Indulgencija prieš suvaržymą

Suprasdami unikalius kultūros aspektus ir tai, kaip jų kolektyvinės vertybės skiriasi nuo jūsų pačių, galite tapti geresniu komunikatoriumi ir geresniu valdytoju.

Taigi, ką visa tai turi bendro su jūsų mažojo verslo produktyvumo didinimu? Na, gana nedaug, ypač kai kalbama apie autonomiją.

Autonomija arba jos nebuvimas yra tiesiogiai susiję su galios atstumo indeksu. Galios atstumas yra tikėjimasis ir įsitikinimas, kad galia pasiskirsto netolygiai. Taigi šalyse, turinčiose aukštą galios atstumo indeksą, mažiau galingi organizacijos nariai tiki galios nelygybe. Jų vadovas sako jiems, ką daryti, ir jie tai daro be abejo. Šalyse, kuriose mažas galios atstumo indeksas, komandos nariai mano, kad jie yra lygiomis teisėmis su savo viršininku. Santykiai labiau susiję su bendradarbiavimu ir mažiau su „viršininku ir darbuotoju“.

Nenuostabu, kad JAV yra aukštas galios atstumo indeksas; Danijoje yra žemiausias galios atstumo indeksas pasaulyje; jie užima 18 vietą.

Iš dalies danai turi turtingą ir įgalintą profesinį gyvenimą, nes jie turi didelę autonomiją. Be to, yra daugybė tyrimų, kurie patvirtina tai, ką danai žino jau daugelį metų: Daugiau savarankiškumo = didesnė laimė = didesnis produktyvumas.

Europos darbo ir organizacinės psichologijos žurnale paskelbtame tyrime nustatyta, kad didesnį savarankiškumą ir palaikymą turintys darbuotojai patyrė didesnį pasitenkinimą ir motyvaciją. Kitame tyrime, paskelbtame „Nordic Journal of Working Life Studies“, nustatyta, kad decentralizuotas sprendimų priėmimas (dar žinomas kaip autonomija) padidina suomių darbuotojų produktyvumą..

Visa tai rodo tą pačią išvadą: kuo daugiau kontrolės perduosite savo komandos nariams, tuo laimingesni ir produktyvesni jie bus.

Svarbu paaiškinti, kad suteikti savo komandai daugiau savarankiškumo nereiškia leisti jiems daryti tai, ko jie nori, kai nori. Kiekvienam darbuotojui reikia ribų. Užuot pasakoję žmonėms, ką daryti, pasakykite jiems, ką norite pamatyti, tada leiskite jiems pasirinkti, kaip tai padaryti. Turėti laisvę rinktis kaip atlikti savo darbą yra būtina autonomijos dalis.

Suteikite savo žmonėms galią priimti savo sprendimus, kai tik įmanoma. Ir parodykite, kad pasitikite jais atlikdami savo darbą pasitraukdami. Galbūt nustebsite, kiek daugiau nuveikiama, kai perduodate pergales.

4. Pabandykite apriboti pertraukimus

Anot „Washington Post“, tipiškas darbuotojas pertraukiamas arba keičia užduotis kas tris minutes. Grįžti į ten, kur jie paliko, gali prireikti 20 ar daugiau minučių.

Pertraukimai yra didžiulė našumo našta, todėl jie gali mums atimti iš mūsų geriausias idėjas ir pastangas. Nors mes dažnai verčiame save dirbti greičiau, kad kompensuotume prarastą laiką, padidėjęs greitis kainuoja.

Humboldto universiteto tyrėjai nustatė, kad nuolat pertraukiamiems darbuotojams už šį prarastą laiką buvo kompensuojama greičiau dirbant užduotį. Nors tai nėra staigmena (galų gale mes visi tai darome), tačiau padidėjęs greitis sukelia didesnį stresą, laiko spaudimą ir nusivylimą. Šie veiksniai gali apriboti našumą atliekant būsimas užduotis.

„The Washington Post“ apklausė efektyvumo ekspertą Edwardą G. Browną, kuris siūlo sudaryti „Time Lock“ susitarimą su komandos nariais. Laiko užraktas yra sutartas „tylus laikas“, kai kiekvienas gali tiesiog susikoncentruoti į savo darbą. Su laiko užraktu darbuotojai turi raštu susitarti nenutraukti savo kolegų, nebent įvyktų kritinė padėtis.

Brownas teigia, kad vienas klientas konservatyviai įvertino, kad asmeninis produktyvumas padidėjo nuo 40% iki 60%, kai jie pradėjo naudoti „Time Lock“ techniką.

Be abejo, jūsų verslas negalės naudoti šios technikos. Kalbėkite su savo žmonėmis apie pertraukimų, su kuriomis jie susiduria kiekvieną dieną ar savaitę, tipus. Sužinokite, kurie trikdžiai labiausiai kenkia jų produktyvumui, ir darykite viską, kas įmanoma, kad juos sumažintumėte ar pašalintumėte.

5. Įdarbinkite palaikančius žmones

Pradėkime nuo išgalvoto scenarijaus. Savo versle turite du vadybininkus. Jūsų pirmasis vadybininkas Billas stebi visus savo komandos žmones vanago akimis. Jei klientas skundžiasi, jis iš karto mano, kad tai jo komandos kaltė, ir jis greitai praneša visiems, kad nėra patenkintas jų pasirodymu. Jo komanda dirba įtampos, nepasitikėjimo savimi ir baimės aplinkoje.

Jūsų antroji vadybininkė Sarah yra visiška priešingybė. Su savo komanda ji elgiasi kaip su šeima. Ji greitai duoda kam nors išklausyti ausį, o ji pirmoji palaiko naują idėją ar iniciatyvą. Ji visada klauso abiejų pasakojimo pusių ir kai kam nors iš jos komandos reikia, ji susigriebia. Saros atmosfera palanki, svetinga ir rami.

Jei būtumėte darbuotojas, kuris vadovas dirbtų sunkiausiai?

Jūsų komandai reikalingas palaikymas darbe, o pirmąją palaikymo liniją teikia jo vadovas, nesvarbu, ar tai esate jūs, ar kažkas, kurį esate pasamdę. Jei norite padidinti savo komandos produktyvumą, turite atidžiai pažvelgti į savo vadovus (arba savo valdymo stilių).

Geriausi vadovai laikosi atvirų durų politikos. Tai reiškia, kad komandos nariai visada yra atviri, kad galėtų atvykti ir pareikšti savo susirūpinimą, užduoti klausimus ar aptarti problemas. Jei komandos nariai nesijaučia patogiai bendraudami su savo vadybininku arba bijo, kad bus teisiami griežtai, atskleisdami, kad nežino, kaip ką nors padaryti, nukentės produktyvumas..

Tada įsitikinkite, kad jūsų komanda žino, kad gali tikėtis jūsų palaikymo. Parodykite šį įsipareigojimą diena iš dienos ir nesinervinkite, jei reikia laiko įgyti jų pasitikėjimą (ypač jei darbo aplinka buvo toksiška). Laikui bėgant jūsų žmonės pamatys, kad susigrąžinote savo nugarą. Jų įsipareigojimas (ir produktyvumas) pagerės.

6. Gerbkite jų ribas

Visada bus dar vienas telefono skambutis, kad grįžtumėte, ir kitas el. Laiškas, į kurį turėsite atsakyti. „Skaitmeninis šliaužimas“ 21-ojo amžiaus darbiniame gyvenime daro įtaką visiems, tiek viršininkui, tiek darbuotojams. Tačiau tikėtis, kad komandos nariai atsakys į el. Laiškus 22 val. Arba atliks darbą poilsio dienomis, yra ne tik nepagrįsta, bet ir nesveika..

Jei norite padidinti produktyvumą, svarbu pripažinti, kad jūsų darbuotojai gyvena ne darbą. Tai taip pat eina per pietų pertraukas. „Academy of Management Journal“ paskelbtame tyrime nustatyta, kad produktyvumas sumažėjo (o nuovargis padidėjo), kai darbuotojai praleido pietus.

Darbuotojams gali būti sunku leisti darbą, ypač JAV (kur vėlgi, ilgos valandos dažnai laikomos didesniu atsidavimu). Taigi praneškite savo žmonėms, kad vertinate jų gyvenimą už darbo ribų. Paklauskite jų apie savo šeimas ir pomėgius ir padrąsinkite suplanuoti laiką šiai veiklai ir įsipareigojimams, kaip ir susitikimų bei projektų metu..

Jūs taip pat turite būti pavyzdžiu. Investuokite laiką į savo šeimą, pomėgius ar dvasinius pomėgius ir kalbėkite apie savo pomėgius savo komandai. Jei įmanoma, venkite siųsti el. Laiškus savo žmonėms, kai jie nėra darbe.

Galiausiai įsitikinkite, kad visi jūsų komandos nariai daro tinkamą pietų pertrauką; tai reiškia valgyti atokiau nuo savo darbo stalo, idealu lauke, kur jie gali šiek tiek saulės ir gryno oro. Jei įmanoma, sukurkite švarią ir kviečiančią erdvę jiems valgyti tiek lauke, tiek lauke.

7. Stebėkite streso lygius

Galite pamanyti, kad didesnis stresas sumažins produktyvumą. Tai tiesa, bet tik tam tikru momentu. Yra magiškas plokščiakalnis, kai stresas iš tikrųjų gali padidinti produktyvumas.

Yerkeso-Dodsono įstatymas, kurį 1908 m. Sukūrė psichologai Robertas Yerkesas ir Johnas Dillinghamas Dodsonas, diktuoja, kad našumas ir produktyvumas didėja didėjant susijaudinimo (streso) lygiui. Tačiau jei streso lygis tampa per didelis, produktyvumas pradeda kristi.

Pavyzdžiui, kaip dažnai jūs atsidūrėte prieš ginčytiną terminą, kurio nebuvote tikri, kad galite susitikti? Ar plekšnė, ar pagaminote keletą geriausių savo darbų? Jei užduotis nebuvo pernelyg sudėtinga, greičiausiai jūs patekote į progą žaviai. Tai yra veiksmingas Yerkeso-Dodsono įstatymas. Kai stresas ir sudėtingumas yra tinkamame lygyje, atlikimas sparčiai didėja.

Dabar kebli dalis yra žinoti, kiek streso lemia optimalus darbas. Naujų ar sunkių užduočių atlikimas reikalauja mažiau pastangų, kad gerai atliktumėte užduotis, o gerai žinomoms ar lengvoms užduotims reikia didesnio streso, kad padidėtų motyvacija ir produktyvumas.

Štai kodėl svarbu pažvelgti į tai, ką daro jūsų darbuotojai, ir išanalizuoti, koks stresas gali būti susijęs su įvairiomis užduotimis. Tada galite padidinti arba sumažinti susijaudinimo lygį, kad padidintumėte produktyvumą.

Štai pavyzdys: Įsivaizduokite, kad paprašėte vieno iš savo darbuotojų Pamo parašyti šio mėnesio klientų informacinį biuletenį. Ji tai jau padarė keletą kartų ir, nors gerai rašo, užduočiai atlikti paprastai reikia kelių dienų. Jai tai yra gerai žinoma užduotis su mažu susijaudinimu, todėl ji gali šiek tiek tempti kojas.

Galite padidinti jos produktyvumą, jei užduotis taps sudėtingesnė; pavyzdžiui, paprašyti apklausti klientą šio mėnesio informacinio biuletenio arba suteikti trumpesnį terminą.

Priešingame spektro gale yra Danielius. Jūs ką tik pavedėte jam rengti savo verslo savaitines finansines ataskaitas. Jis vis dar mokosi proceso ir kiekvieną savaitę daro keletą klaidų. Nepadeda ir tai, kad ataskaitos turi būti užpildytos ne vėliau kaip penktadienio popietę. Turėdamas kitų įsipareigojimų, jam atrodo neįmanoma beveik laikytis šio termino.

Tai yra naujos ir sunkios užduoties, kuri taip pat kelia didelį susijaudinimą, pavyzdys (dėl trumpų terminų ir užduoties sudėtingumo). Tokiu atveju norėtumėte padaryti viską, kas įmanoma, kad Danielius būtų atleistas nuo kitų pareigų sumažinti streso lygį, kad jis tada galėtų skirti daugiau laiko ir energijos mokymuisi kurti finansines ataskaitas..

Analizuojant užduotis ir streso lygius svarbu sutelkti dėmesį į pusiausvyrą. Jei per daug padidinsite susijaudinimą atlikdami netinkamas užduotis, sumažėsite produktyvumas.

8. Naudokite laiko valdymo strategijas

Kita strategija, kurią galite naudoti produktyvumui didinti, yra išmokyti savo komandą efektyvaus laiko valdymo strategijų. Viena populiarių strategijų yra „Pomodoro“ technika, kurią devintojo dešimtmečio pabaigoje sukūrė Francesco Cirillo.

Technika yra gaiviai paprasta. Naudodamiesi laikmačiu, jūs dirbate tam tikrą laiką, paprastai 25 minutes. Tada padarysi trumpą pertrauką, paprastai 3–5 minutes. Šios pertraukos vadinamos pomodoros, Itališkai - „pomidoras“, pavadintas pomidorų formos laikmačiu, kurį Cirillo naudojo būdamas studentas.

Po keturių pomodorų darote ilgesnę pertrauką, paprastai 15–30 minučių.

Strategija veikia dėl kelių priežasčių. Pirma, laikmačio pažymėjimas padeda susikoncentruoti ties atlikta užduotimi. Galite tiesiogine prasme išgirsti laiko žymėjimą, kuris gali būti neįtikėtinai motyvuojantis. Laikmatis taip pat primena daryti trumpas pertraukėles. Tyrimai ne kartą parodė, kad dažnos pertraukos iš tikrųjų padidina produktyvumą.

Žurnale „Ergonomics“ paskelbtame tyrime nustatyta, kad dažnos, trumpos pertraukėlės, ypač kartu su tempimu, padidino produktyvumą, palyginti su mažesnėmis, ilgesnėmis pertraukomis. Kitame tyrime, paskelbtame žurnale „Work & Stress“, nustatyta, kad dažniausios poilsio pertraukėlės buvo vienas efektyviausių būdų išlaikyti darbuotojo darbą.

Svarbus efektyvus laiko valdymas ir dažnos pertraukos. Tačiau svarbu ir tai, ką darote su pertraukomis. Tyrėjai, dirbantys su MIT, nustatė, kad darbuotojams padarius pertraukas su kolegomis iš jų socialinės grupės, padidėjo produktyvumas ir pačios socialinės grupės stiprybė. Taigi, jūs galite dar labiau padidinti rezultatus, suplanuodami darbuotojo pertraukas su kolegomis, su kuriais jie draugauja.

Našumas taip pat gali padidėti, kai darbuotojai išeina iš saulės ir gryno oro, todėl skatinkite komandos narius pertraukėlėmis greitai pasivaikščioti lauke. Tai dar viena sritis, kurioje galite geriausiai parodyti pavyzdį. Padarykite dažnas pertraukas ir pasistenkite išeiti į lauką, kad galėtų mankštintis.

Galutinis žodis

Paprastai smulkaus verslo savininkai niekada neturi pakankamai laiko ar pinigų, kad padarytų viską, ką nori. Tačiau produktyvumui padidinti nereikia didelių investicijų. Dažniausiai tai reikalauja daugiau savininkų ir valdytojų sąmoningumo.

Jei esate verslo savininkas, ką jūs darote, kad paskatintumėte didesnį savo komandos produktyvumą? Jei dirbate didesnėje organizacijoje, ką jūsų įmonė daro, kad padidintų produktyvumą??