Kasmetinis jūsų smulkaus verslo patikrinimas 15 žingsnių - ar einate į planą?

Jūsų verslo finansinė sveikata yra kritinė jo sėkmės dalis. Bent kartą per metus skirkite laiko ištirti, kaip veikia jūsų verslas, ir įsitikinkite, kad imatės reikiamų priemonių savo tikslams pasiekti. Štai 15 žingsnių, kuriuos galite atlikti, kad tai padarytumėte

Pajamos

Pajamos yra pinigų suma, kurią jūsų verslas uždirba arba uždirba prieš padengiant bet kokias išlaidas. Negaudama pajamų, jūsų įmonė ilgą laiką negali uždirbti pelno ir išlikti gyvybinga. Štai kaip užtikrinti, kad pajamos leistų pasiekti teigiamų finansinių rezultatų.

1 veiksmas: palyginkite pajamų tikslus su faktinėmis pajamomis

Kiekvienam verslui reikalingas biudžetas, kuris suskaidytų numatomas pajamas ir išlaidas. Tačiau atminkite, kad biudžetas nėra skirtas dulkėms kaupti, kai tik jis bus parengtas. Tai gyvas dokumentas, kuris gali padėti priimti geresnius sprendimus ir nustatyti tobulintinas sritis per visus metus.

Surinkite dabartinį biudžetą ir palyginkite pajamų tikslus su realiais rezultatais. Ar praleidote savo tikslą? Jei taip, kodėl? Jei norite kompensuoti pajamų trūkumą, gali tekti pakoreguoti išlaidas.

Jei pasiekėte ar viršijote pajamų tikslus, ką padarėte teisingai? Ar galite padaryti daugiau to ateityje? Panaudokite dalį savo pajamų pertekliaus, kad sukurtumėte skubios pagalbos fondą.

2 žingsnis: įvairinkite

Peržiūrėdami pajamas, pasižiūrėkite, kiek jūsų pajamų gaunama iš vieno kliento ar vieno produkto. Jei nemaža dalis būtų gaunama iš vieno šaltinio, kas nutiktų, jei tas pajamų srautas rytoj išdžiūtų? Ar jūsų verslui kiltų rimtų problemų? Paįvairinti naujus produktus ar rinkas gali būti rizikinga, tačiau tai taip pat gali padėti išlaikyti stabilumą.

3 žingsnis: Užsakomosios paslaugos

Kiek laiko praleidžiate ne iš pajamų gaunančių užduočių, tokių kaip socialinė žiniasklaida, buhalterija, svetainės priežiūra ar el. Pašto dėžutės, atrodo, be galo gautos? Jei laikas, kurį praleidžiate šioms užduotims, trukdo augimui, pats laikas perduoti šias verslo sritis išorės subjektams, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į savo pajamų augimą.

4 veiksmas: peržiūrėkite savo klientų sąrašą

Ar turite klientų ar klientų, kurie išeikvoja jūsų energiją? Galbūt jie yra tie, kurie visada vargsta dėl kainos ar skundžiasi, nesvarbu, kaip sunkiai dirbi, kad jiems įtiktum. Galbūt laikas tuos klientus sumažinti.

Steigiant įmonę, įprasta, kad verslo savininkai priima bet kurį mokantį klientą, kad ir kokie sunkūs jie būtų. Bet tam tikru metu šie probleminiai klientai gali jums kainuoti brangiau už prarastą laiką ir pajamas, nei jie yra verti. Jei laikas, kurį praleidžiate energijos išeikvojimui, apgauna jus iš darbo su jums patinkančiais klientais, mandagiai ir profesionaliai atleiskite juos.

Išlaidos

Svarbu sutelkti dėmesį į pardavimus ir augimą, tačiau jei nesusitvarkote su išlaidomis, pajamos išeina pro duris taip greitai, kaip tik atsiranda. Štai kaip geriau žinoti apie jūsų verslo išlaidas.

5 žingsnis: Pažvelkite į tendencijas, kurios išlieka vienerius metus

Pažvelkite į pastaruosius keletą metų pelno ir nuostolių ataskaitas. Kaip kiekvienais metais pasikeitė jūsų išlaidos? Jei jūsų verslas auga, pagrįstai reikia šiek tiek padidinti išlaidas. Juk išlaidos dažnai lemia pajamas. Tačiau jei nekreipiate įdėmiai dėmesio, kai kurios išlaidos gali būti nenaudingos. Atidžiai apžiūrėkite savo išlaidas ir sužinokite, ar galite sumažinti išlaidas nepakenkdami kokybei.

6 žingsnis: peržiūrėkite pasikartojančias išlaidas

Klesti prenumeratomis pagrįstas verslo modelis. Užuot pirkę produktus ir paslaugas pagal poreikį, mokate mėnesinį arba metinį mokestį, kad juos reguliariai gautumėte. Tai patogu, nes jums nebereikia jaudintis, kad pritrūksta produkto ar sustabdote jūsų paslaugą. Bet jei mokate už prenumeratas, kurių nenaudojate, šis patogumas kainuoja.

Peržiūrėkite prenumeratas ir atšaukite visus nebenaudojamus. Tiems, kuriuos nuspręsite palikti, pagalvokite, ar plano pakopa vis dar tinka jums. Pvz., Galbūt mokėsite už papildomas savo apskaitos ar socialinės žiniasklaidos valdymo programinės įrangos funkcijas, kai žemesnės pakopos versija iš tokios įmonės kaip Greitosios knygos atitiktų jūsų poreikius taip pat.

Pro patarimą: Jei jūsų verslas moka darbuotojams ar rangovams, būtina turėti patikimą darbo užmokesčio apskaitos bendrovę. „Quickbooks“ darbo užmokesčio sąrašas integruotas tiesiai į jūsų „Quickbooks“ buhalterijos programinę įrangą, todėl viskas tampa sklandžiai ir paprasta.

Gautinos sumos

Gautinos sumos yra pinigai, kuriuos klientai skolingi už jūsų suteiktas prekes ar paslaugas. Daugybė verslo išnyko, nes, nors pardavimai buvo dideli, jo pajamos buvo nurodomos gautinose sąskaitose, o ne banke. Štai kaip galite investuoti kelias minutes savo laiko, kad jūsų pinigų srautai būtų stiprūs.

7 žingsnis: Peržiūrėkite surinkimo procedūras

Ar turite neapmokėtų gautinų sumų, kurių terminas yra 30, 60 ar 90 dienų ar kurios yra senesnės? Laikas peržiūrėti savo surinkimo procedūras. Amerikiečių komercinių inkasavimo agentūrų atliktas tyrimas nustatė, kad kuo ilgesnė bus nemokama, tikimybė surinkti neteisėtą sąskaitą smarkiai sumažės. Praėjus 30 dienų, jūs turite 88,7% tikimybę surinkti, tačiau praėjus 90 dienų, ši tikimybė sumažėja iki 68,9%.

Taigi, kaip išvengti, kad sunkiai uždirbtos pajamos būtų susietos jūsų balanse?

• Sutrumpinkite mokėjimo sąlygas. Paprastai popierinės sąskaitos faktūros ir čekių gavimas buvo įprasta. Tokioje aplinkoje klientams buvo suteikta 30 dienų mokėjimo diena, nes tai leido vėluoti paštu. Šiandien dauguma verslo įmonių siunčia sąskaitas faktūras el. Paštu ir išrašo elektroninius mokėjimus. Pakeiskite mokėjimo sąlygas iš „neto 30“ į „mokėjimo, kurį reikia sumokėti gavus“ ir imkitės veiksmų po dviejų savaičių.
• Stebėkite veiksmus su klientais, kai tik mokėjimai vėluoja. Rašytinius kolekcijos laiškus ir el. Laiškus lengva ignoruoti. Paimkite telefoną ir paskambinkite klientams, kai vėluojama sumokėti. Greitai sužinosite, ar iškilo kokia nors problema, ir galėsite ją išspręsti išlaikydami gerus santykius su klientais.
• Suteikite klientams paskatą mokėti. Skatinti klientus mokėti anksčiau arba nubausti tuos, kurie moka vėluojančius. Bendra paskata yra 10% nuolaida, jei klientai sumoka per 10 dienų. Pavėluoti mokesčiai gali būti fiksuotas mokestis arba procentas nuo sąskaitos faktūros sumos. Pvz., Galite nuskaičiuoti 1,5% neapmokėto likučio per mėnesį, pradedant skaičiuoti sąskaitą faktūrą per 30 dienų.

Pasilikti prie gautinų sumų ir paskambinti pradelstiems klientams yra būtina verslo užduotis, tačiau tokia užduotis, kuriai daugelis mažų įmonių savininkų neturi laiko ar nėra linkusi. Jei šios užduotys visada yra jūsų darbų sąrašo apačioje, atminkite, kad jie yra puikūs dalykai, kuriuos jūs galite perduoti.

8 veiksmas: peržiūrėkite sutarčių ir sąskaitų faktūrų sąlygas

Jūsų klientai nemokės pagal tvarkaraštį, jei nežino, koks yra jūsų tvarkaraštis. Įsitikinkite, kad kliento sutartys ir sąskaitos faktūros numato aiškius lūkesčius, kada mokėsite, o kas atsitiks, kai mokėjimai vėluos.

Pvz., Ar sustabdysite tarnybą? Ar jums reikės sumokėti iš anksto už būsimas paslaugas? Ar siųsite juos į kolekcijas? Kai sutartyse ir sąskaitose faktūrose yra išdėstytos sąlygos, jūs turite derybų mikroschemą su vėluojančiais mokėtojais.

Mokėtinos sumos

Mokėtinos sumos yra pinigai, kuriuos jūsų verslas skolingas už tokius dalykus kaip komunalinės paslaugos, atsargos ir reikmenys. Mokėtinų sąskaitų tvarkymas yra būtinas, nes jei nekontroliuojate savo mokėtinų sumų, galite greitai įgyti reputaciją kaip lėtai mokantys mokėtojai su savo pardavėjais ir tiekėjais. Tai taip pat gali jums kainuoti delspinigius, padidėjusias palūkanas ir net prarastus tiekėjus. Štai kaip užtikrinti, kad atsakingai tvarkote mokėtinas sąskaitas.

9 žingsnis: peržiūrėkite pavėluotus mokesčius

Ar pernai jūsų verslas sumokėjo pavėluotus mokesčius? Vieną kartą pamiršti mokėjimą dabar ir tada, bet jei prarandate didelę dalį savo pajamų, susijusių su pavėluotai mokėtinomis sumomis už pavėluotai mokėtinas sumas, turite nustatyti priežastį.

Galbūt jums sunku susimokėti sąskaitas, nes jūsų klientai lėtai moka jums. O gal jūsų knygos yra netvarkingos ir jums būtų naudinga geresnė buhalterijos sistema. Vėlgi, buhalteriją ir sąskaitos apmokėjimą lengva perduoti išorės paslaugų teikėjams, jei jie yra kažkas, su kuo jūs pats tvarkote.

Turtas

Turtas yra vertės elementai, kurie priklauso jūsų verslui. Tai apima apčiuopiamus daiktus, tokius kaip grynieji pinigai, inventorius, baldai ir įranga, taip pat nematerialųjį turtą, pavyzdžiui, autorių teises, patentus ir jūsų verslo reputaciją. Jei netinkamai sekate savo turtą, galite nežinoti, kaip jis naudojamas, kada jį reikia taisyti ar pakeisti, ar nuostoliai įvyksta. Štai kaip galite apsaugoti savo investicijas.

10 veiksmas: peržiūrėkite savo ilgalaikio turto grafiką

Kas tau priklauso? Kiekvienam verslui reikalingas ilgalaikio turto grafikas, kuriame būtų kiekvieno turto aprašymas, taip pat jo pirkimo kaina ir data. Tai gali būti paprasta skaičiuoklė arba išsamus nusidėvėjimo grafikas, kurį prižiūri jūsų buhalteris. Bent kartą per metus peržiūrėkite šį sąrašą, kad įsitikintumėte, jog buvo pridėta naujų elementų, kad nepraleistumėte jokių vertingų nusidėvėjimo atskaitymų mokesčių deklaracijoje..

Taip pat ieškokite daiktų, kuriuos pašalinote, kuriuos reikia pašalinti iš sąrašo. Dažnai įmonės keičia seną įrangą arba išima ją iš eksploatavimo, tačiau pamiršta ją pašalinti iš savo ilgalaikio turto registro. Jei jums reikia pateikti verslo liudijimą apie asmeninę nuosavybę savo valstijoje ar savivaldybėje, seno turto palikimas sąraše gali reikšti, kad jūs per metus mokate šį mokestį.

11 veiksmas: atlikite remonto ir pakeitimo patikrinimą

Apžiūrėkite savo fizinius išteklius, tokius kaip transporto priemonės, įranga, baldai ir kompiuteriai. Ar kuriam nors iš jų reikia priežiūros? Dabar tinkamas laikas suplanuoti tai. Kol esate prie jo, pagalvokite, ar kitą ar dvejus metus reikia pakeisti kokį nors jūsų turtą. Jei taip, galbūt norėsite pradėti atidėti lėšas pakeitimo padengimui dabar.

12 žingsnis: stebėkite savo internetinę reputaciją

Jūsų verslo reputacija nėra eilutinis balanso punktas, tačiau nesuklyskite: Šiandieniniame pasaulyje, orientuotame į internetą, jūsų internetinės reputacijos stebėjimas yra labai svarbus..

„Google“ įveskite savo įmonės pavadinimą, kad pamatytumėte, kas kyla. Peržiūrėkite atsiliepimus „Yelp“ ir kitose apžvalgų svetainėse. Jei radote neigiamų atsiliepimų, reaguokite į konstruktyvius atsiliepimus taip, kad klientams būtų rodomi dalykai. Jei matote netikslią ar netinkamą informaciją, pasidomėkite, ar ji bus pašalinta.

Kitos sritys

Štai keli papildomi veiksmai, kaip užtikrinti, kad jūsų verslas būtų sveikas ir nukreiptas ten, kur norite.

13 žingsnis: Peržiūrėkite savo teisinę struktūrą

Ar jūsų verslas yra individualios įmonės, partnerystė, LLC, S-korporacija ar korporacija? Ar ši teisinė struktūra vis dar turi prasmę? Jei po to, kai pasirinkote įmonės tipą, jūsų verslas smarkiai išaugo, pasitarkite su savo buhalteriu ar patarėju, ar jūsų dabartinė verslo struktūra jums vis dar tinkama.

Mokesčių reforma padarė keletą mokesčių taisyklių pakeitimų verslui, ypač korporacijoms. Galbūt galėsite pasinaudoti naujomis mokesčių planavimo galimybėmis ir sumažinti mokesčių sąskaitą pakeisdami savo verslo struktūrą.

14 žingsnis: patikrinkite savo verslo draudimą

Kaip pasikeitė jūsų verslas per pastaruosius metus? Jūsų verslo dydžio, struktūros ir verslo modelio pokyčiai gali turėti įtakos tam, kad būtų apsaugota draudimo rūšis ir dydis. Draudimo programa, su kuria pradėjote, gali būti netinkama.

Suplanuokite susitikimą su savo draudimo agentu, kad aptartumėte, ar jums reikia papildomai apdrausti, ar padidinti jūsų bendrosios atsakomybės, turto, profesinės atsakomybės, darbuotojų kompensacijų ar skėtinio draudimo ribas. Kol esate prie to, gaukite kitų bendrovių konkurencingas citatas. Apsipirkdami galite gauti geresnę kainą už tą pačią aprėptį.

15 veiksmas: patikrinkite savo internetinę apsaugą

Svarbu, kad jūsų ir jūsų klientų informacija būtų saugi ir privati. Atlikite šiuos Nacionalinio kibernetinio saugumo aljanso veiksmus, kad įsitikintumėte, jog jūsų duomenys yra apsaugoti:

• Įsitikinkite, kad visų jūsų prietaisų saugos programinė įranga yra aktuali, kad apsaugotumėte nuo virusų, kenkėjiškų programų ir kitų internetinių grėsmių.
• Įjunkite automatinius programinės įrangos atnaujinimus, jei tai yra galimybė.
• Visada naudokite tvirtus slaptažodžius ir dviejų veiksnių autentifikavimą.
• Reguliariai sukurkite atsargines duomenų kopijas debesyje arba atskirame kietajame diske.
• Užtikrinkite, kad prieiga prie duomenų ar kritinių sistemų būtų suteikiama tik tiems darbuotojams, kuriems to reikia savo darbui atlikti.
• Turi aiškią politiką, kurią darbuotojai gali laikyti ir įdiegti savo darbo kompiuteriuose ir įrenginiuose.
• Apmokykite darbuotojus niekada neatidaryti įtartinų nuorodų el. Laiškuose ir nesilankyti nežinomose svetainėse.

Galutinis žodis

Sveika įmonė nėra vien tik pelnas. Taip pat reikia skaityti tarp eilučių ir užduoti tinkamus klausimus, kad pamatytumėte, kaip galite patobulinti savo verslą. Aukščiau aprašyti veiksmai užima daug laiko, todėl, jei negalite atidėti kelių dienų, kad viską sutvarkytumėte kartą per metus, skirkite kelias valandas kiekvieną mėnesį ar ketvirtį ir suskirstykite sąrašą į valdomas dalis..

Nepriklausomai nuo to, kurį metodą pasirinksite, vykdydami verslo patikrinimą galite gerai suprasti, kas vyksta su jūsų verslu, ir vėliau padėti išvengti bet kokių finansinių problemų..

Ar reguliariai tikrinate savo verslo finansinę būklę? Kokius veiksmus galėtumėte įtraukti į šį sąrašą?