Kaip ilgai saugoti svarbius dokumentus (ir tai, ką galite susmulkinti)

Kažkada tai gali nutikti. Tačiau šiandien ne ta diena.

Daugelis iš mūsų vis dar mato popierinius dokumentus, įvežamus į namus kas kelias dienas, jei ne kiekvieną dieną: saugome kvitus, nepageidaujamus laiškus, sąskaitas, banko išrašus, mokesčių dokumentus, sumokėkite užrašus. Pagunda visa tai tiesiog surinkti į šiukšliadėžę, bet mes stebime: ar mums vėl reikės šių dokumentų? Jei taip, kiek laiko turėtume juos saugoti ir kaip laikyti, kad galėtume lengvai juos rasti, kai mums jų reikia?

Atsakymas į šiuos klausimus priklauso nuo konkretaus dokumento tipo. Žemiau yra tas, kurį iš tų erzinančių dokumentų reikia saugoti, kiek laiko reikia juos saugoti, ir geriausias būdas saugoti juos ir organizuotus..

Kiek laiko reikia saugoti svarbius įrašus

Jei jums reiktų amžinai laikyti kiekvieną turimą popierių, pradedant bakalėjos čekiu ir baigiant stovėjimo bilietu, tai jūsų namuose netrukus užims tiek daug vietos, kad jūs ir visi jūsų daiktai bus išspausti gatvėje. Laimei, tai nėra būtina. Yra keletas dokumentų, kuriuos turėtumėte saugoti neribotą laiką, tačiau yra ir kitų, kuriuos galite saugiai atsisakyti per mėnesį. Čia pateiktas įvairių tipų dokumentų saugojimo laiko vadovas.

Mokesčių dokumentai

Baigę pateikti mokesčių deklaraciją, jūs negalite tiesiog atsisakyti visų dokumentų, kuriuos naudojote užpildydami šią deklaraciją. Vidaus mokesčių tarnyba (IRS) galėtų tikrinti jūsų mokesčių deklaraciją ne ilgiau kaip trejus metus nuo jos pateikimo dienos - arba iki šešerių metų, jei įtariama, kad padaryta reikšminga klaida - ir jei ji bus, jums reikės tų dokumentų. IRS rekomenduoja išlaikyti savo mokesčių deklaraciją ir visą su ja susijusią medžiagą „kol pasibaigs tos mokesčių deklaracijos senaties terminas“ ir pateikia išsamų situacijų, kuriose tas laikotarpis gali būti nuo trejų metų iki amžinybės, sąrašą..

Tačiau, pasak „Bankrate“ vyriausiojo finansų analitiko Grego McBride'o, nereikia jaudintis dėl visų šių detalių. „McBride“ sako „Consumer Reports“, kad jūs turėtumėte saugoti visus su mokesčiais susijusius įrašus bent septynerius metus. Tai apima pačią mokesčių deklaraciją, patvirtinančias formas, tokias kaip W-2 ir 1099, ir visus dokumentus, susijusius su daiktais, kuriuos prašėte atskaityti, pavyzdžiui:

Įmokos labdarai
Kolegijos mokslas ir mokesčiai
Sveikatos priežiūros išlaidos
Hipotekos palūkanos
Įmokos į pensiją
Alimentų išmokos

Laikykitės visų banko įrašų, kvitų ir atšauktų čekių, kurie rodo, kad turėjote šias išlaidas, kad galėtumėte įrodyti, kad atliksite auditą.

Kai kurie ekspertai tvirtina, kad verta nuolatos žiūrėti į savo mokesčių deklaracijas. Mokesčių specialistas Michaelas Tonkovičius, kalbėdamas su „CreditCards.com“, pabrėžia, kad IRS gali patikrinti darbdavį ar buhalterį, įtariamą sukčiavimu, net ir uždarius septynerių metų langą, ir jis gali paprašyti jūsų sugrįžti atliekant šį tyrimą. Taip pat galite naudoti senas deklaracijas ir W-2 formas, kad įrodytumėte savo tam tikrų metų pajamas, jei jūsų socialinės apsaugos pajamų ataskaitoje yra klaida..

Kredito kortelių įrašai

Kai perkate savo kreditine kortele, grįždami namo nemeskite tik kvitų į šiukšliadėžę. Laikykite juos tol, kol gausite to mėnesio kreditinės kortelės sąskaitą, tada patikrinkite jas pagal pažymą, kad įsitikintumėte, jog joje yra viskas, ką įsigijote, o nieko, ko nepadarėte. Tokiu būdu galėsite užginčyti bet kokius neteisėtus mokesčius arba pareikalauti grąžinti bet kurias jūsų užsakytas prekes, kurių niekada negavote.

Patikrinę mėnesio ataskaitą, daugeliu atvejų galite atsisakyti kvitų. Tačiau jei jie yra skirti daiktams, kuriuos planuojate reikalauti iš savo mokesčių, turėtumėte juos įregistruoti į savo mokesčių informacijos aplanką.

Taip pat verta laikyti kvitus už didelius pirkinius, pavyzdžiui, baldus, prietaisus, elektroniką ar namų patobulinimus. Galite naudoti juos kaip pirkimo įrodymą, jei jums reikia pateikti garantinį ieškinį, arba įrodyti prekės kainą, jei turite pateikti ieškinį dėl nuostolių ar sugadinimo dėl savo namų draudimo. Jei planuojate laikyti kvitą dėl bet kurios iš šių priežasčių, pasidarykite jo kopiją ant paprasto popieriaus ir paduokite, nes laikui bėgant šiluminio popieriaus kvitai paprastai blunka..

Kalbant apie pačią kredito kortelės išrašą, tikriausiai galite ją išmesti sumokėję. Jei jums vėliau prireiks jo kopijos, pavyzdžiui, norint patvirtinti pirkinį, galite gauti iš kredito kortelių įmonės. Tačiau jei ataskaitoje yra pirkimų, kuriuos išskaičiuosite iš savo mokesčių, laikykite juos savo mokesčių dokumentuose.

Kitos sąskaitos

Sumokėję mėnesio komunalines, kabelines ir mobiliojo telefono sąskaitas, laikykitės jų, kol galėsite patikrinti, ar mokėjimas įvykdytas. Tai gali reikšti laukimą, kol gausite kito mėnesio ataskaitą, arba tiesiog patikrinti sąskaitą internete po poros dienų.

Kai mokėjimas bus patikrintas, sąskaitomis dažniausiai galėsite disponuoti. Vis dėlto, jei esate savarankiškai dirbantis asmuo, laikykitės tų sąskaitų, kol nepateiksite kitų metų mokesčių. Yra tikimybė, kad visas išlaidas ar jų dalį galite išskaičiuoti iš verslo išlaidų.

Mokėkite stubas

Jei jūsų darbo vieta neperveda jūsų atlyginimo čekio tiesiai į jūsų banko sąskaitą, tada kiekviename čekyje pateikiamas atlyginimo čekis, kuriame pateikiama tokia informacija kaip jūsų bruto darbo užmokestis, mokesčiai ir kiti atskaitymai prieš mokesčius. Ekspertai sako, kad turėtumėte saugoti šias formas, kol ateis laikas pateikti kitų metų mokesčius, kad galėtumėte patikrinti jas pagal metinę W-2 formą, kurią gaunate iš darbdavio. Jei W-2 sumos ir jūsų darbo užmokesčio sumos nesutampa, galite paprašyti pakeistos mokesčių formos, naudodami šias dalis kaip įrodymą.

Taip pat galite naudoti savo darbo užmokesčio įmokas, kad įsitikintumėte, jog pajamos, nurodytos metų socialinės apsaugos įraše, yra tikslios. Socialinės apsaugos administracija (SSA) nebeišsiunčia šių pareiškimų paštu, taigi, norint peržiūrėti jūsų pareiškimą, turėsite užsiregistruoti pas juos..

Verta kiekvienais metais patikrinti, ar jūsų teiginyje nėra klaidų. Jei SSA sumažins jūsų pajamas vienerius ar daugiau metų, tai turės įtakos išmokų, kurias turite teisę išeidami į pensiją, skaičiui. Jei radote klaidą, susisiekite su SSA, kad ji kuo greičiau būtų ištaisyta.

Draudimo įrašai

Jei esate panašus į daugumą amerikiečių, turite bent porą skirtingų draudimo polisų. Pavyzdžiui, galite turėti sveikatos, automobilio, gyvybės, namų savininkų ar nuomininkų draudimą. Kiekviena iš šių skirtingų draudikų pateikia dokumentus, kuriuose nurodoma, kokia yra jūsų draudimo politika ir kokie yra jūsų išskaitymai.

Kol turite politiką, turėtumėte laikytis dabartinių jos dokumentų. Tai leis jums patikrinti savo draudimą prieš pateikiant ieškinį arba įrodyti, kad turite draudimą, kilus ginčui su draudimo bendrove. Kai atnaujinsite ar pakeisite savo politiką, gausite už ją naują dokumentų rinkinį, kuriame galėsite atsisakyti ankstesnių..

Banko įrašai

Kiekvieną kartą naudodamiesi bankomatu ar atlikdami įmoką ar išėmimą prie banko kasos lango, gaunate kvitą. Laikykite juos tol, kol gausite mėnesinę banko ataskaitą, kad galėtumėte įsitikinti, ar visos operacijos buvo teisingai įrašytos. Po to galite juos išmesti.

Jei jūs bankininkaujate internetu, tada nereikia tikrintis savo mėnesinių banko ataskaitų. Visada galite apsilankyti banko svetainėje ar programoje, norėdami pasiekti bet kurio mėnesio ataskaitos kopiją. Jei nebankojate banke internetu, tuomet verta laikyti mėnesio ataskaitas metus - arba iki septynerių metų, jei jums jų reikia mokesčių tikslais. Jei gaunate metinę ataskaitą, kurioje yra mokesčių informacijos, galite ją laikyti ir mesti mėnesio ataskaitas.

Jei vis dar naudojate popierinius čekius, vienerius metus laikykite atšauktus čekius arba jų kopijas, pateiktus kartu su jūsų pareiškimu. Tokiu būdu galite pateikti čekį, kai jums jo reikia kaip mokėjimo įrodymą. Kiekvieną mėnesį patikrinkite visus patikrinimus, kurie praleido vienerių metų limitą, ir pateikite tikrinimus, susijusius su jūsų mokesčiais, verslo išlaidomis, namų remontu ar hipotekos mokėjimais. Visi kiti gali būti susmulkinti.

Investicijų įrašai

Jei investuosite į akcijas, obligacijas ar investicinius fondus per tarpininkavimo įmonę, ji kas tris mėnesius atsiųs jums ketvirtinę ataskaitą, kad parodytų, kaip sekasi jūsų investicijoms. Laikykite šias ataskaitas iki metų pabaigos, kai įmonė išsiųs savo metinę ataskaitą. Patikrinkite ketvirčio ataskaitas, įsitikinkite, kad jie sutampa su metine suvestine, tada išmeskite juos. Laikykitės metinių suvestinių tiek, kiek jums priklauso vertybiniai popieriai, ir dar septynerius metus, jei jums jų reikia mokesčių tikslais.

Jei perkate ir parduodate atskiras akcijas, obligacijas ar fondus internetu, gausite pirkimo patvirtinimą. Laikykite šį patvirtinimą tol, kol neparduosite vertybinio popieriaus, kad galėtumėte juo remtis pranešdami apie pelną, gautą pardavus mokesčius. Po to turėtumėte saugoti jį su kitais mokesčių dokumentais, jei jums to reikia auditui.

Senatvės dokumentai

Išėjimo į pensiją planai, tokie kaip 401 (k) ir 403 (b) planai, taip pat siunčia ketvirčio ataskaitas. Ekspertai sako, kad turėtumėte vertinti tai taip pat kaip ir ketvirtines kitų investicijų ataskaitas: Laikykitės jų, kad patikrintumėte, ar jūsų metinė ataskaita yra, tada išmeskite.

Ekspertai sutinka, kad metines ataskaitas turėtumėte saugoti bent jau iki išėjimo į pensiją, o kai kurie rekomenduoja jas laikyti tol, kol tęsite pinigų gavimą iš plano. Tai ypač svarbu Roth IRA ir Roth 401 (k) planams, kad galėtumėte įrodyti, kad jau sumokėjote mokesčius už įmokas. Jei jūsų darbo vieta yra viena iš nedaugelio, kurioje vis dar siūlomas nustatytų išmokų pensijų planas, ekspertai rekomenduoja nuolat laikyti visus su tuo planu susijusius dokumentus, net ir jums išėjus į pensiją.

Paskolos dokumentai

Jei turite skolų, tokių kaip hipotekos, paskolos automobiliui ar paskolos studentams, laikykitės visų dokumentų, susijusių su tomis paskolomis, kol jie bus išmokėti. Tai apima paskolos sutartį ir visų jūsų mokėjimų įrašus. Turėdami šiuos įrašus galite tiksliai įrodyti, ką esate skolingi ir kiek jau sumokėjote.

Kai paskola bus išmokėta, turėtumėte gauti kitą dokumentą, rodantį, kad visa paskola buvo sumokėta. Mokesčių įrašams turėtumėte saugoti šį dokumentą mažiausiai septynerius metus. Vis dėlto, jei turite vietos, verta ją laikyti amžinai, kad galėtumėte įrodyti, kad paskola atsipirko. Dėl hipotekos paskolų turėtumėte šį įrašą saugoti amžinai.

Turto įrašai

Jei esate namų savininkas, turite saugoti visus įrašus, susijusius su jūsų būsto pirkimu ir bet kokiais esminiais namo patobulinimais. Tai apima visų su būsto pirkimu susijusių išlaidų, tokių kaip teisiniai mokesčiai ir komisiniai už nekilnojamąjį turtą, įrašus. Šių dokumentų jums reikės norint nustatyti savo išlaidų pagrindą - tai yra bendrą pinigų sumą, kurią įdėjote į namus - ją parduodant. Ši informacija turės įtakos sumai, kurią sumokėsite sumokėję kapitalo prieaugio mokestį už pardavimą.

Taip pat, jei turite atostogų namą ar investuojate į nekilnojamojo turto nuomos savybes, turėtumėte tuos pačius dokumentus, susijusius su visais nuosavybės objektais, be pagrindinio namo. Mokesčių sumetimais laikykite šiuos dokumentus iki septynerių metų nuo turto pardavimo.

Kitas naudingas dokumentas, kurį reikia saugoti, yra jūsų ketvirčio nekilnojamojo turto mokesčio sąskaita. Laikykite sąskaitas, taip pat kvitus ar atšauktus čekius, kad patvirtintumėte, jog atlikote mokėjimus, kol nesumokėsite kitų metų mokesčių. Jei esate įsitraukę į ginčus dėl turto mokesčio mokėjimo, saugokite sąskaitą tol, kol ginčas bus išspręstas.

Kitas dokumentas, kurį turite saugoti - ir būtinai laikykite jį saugioje vietoje - tai jūsų namo pavadinimas. Šis dokumentas yra teisinis jūsų nuosavybės įrodymas. Saugokite savo nuosavybę, kol ją parduosite. Atlikite tą patį dėl savo automobilio pavadinimo, jei tokį turite.

Jei esate nuomininkas, neturėsite jokių pirkimų įrašų, dėl kurių reikėtų nerimauti, tačiau greičiausiai turite nuomos sutartį, kurią pasirašėte persikeldami. Laikykite šį dokumentą tol, kol gyvenate namuose, kad galėtumėte kreipkitės į jį, jei turite ginčų su savo savininku. Persikėlę laikykitės nuomos sutarties, kol nuomotojas grąžins jūsų užstatą. Po to galite ją susmulkinti.

Asmeniniai įrašai

Kai kurie iš svarbiausių jūsų turimų dokumentų yra tie, kurie dokumentuoja svarbius jūsų gyvenimo įvykius. Priklausomai nuo to, kaip nutiko jūsų gyvenimo istorija, tai gali būti bet kuri iš šių dalykų:

Gimimo liudijimai (savo ir savo vaikų)
Įvaikinimo dokumentai
Socialinio draudimo kortelė
Santuokos licencija
Nutarimas dėl skyrybų
Natūralizacijos pažymėjimas
Karo iškrovimo dokumentai
Testamentai, patikos fondai, įgaliojimas ir kiti turto planavimo dokumentai
Mirties liudijimai (sutuoktiniui ir kitiems artimiems giminaičiams)

Šiuos dokumentus turėsite naudoti įvairiais gyvenimo atvejais. Pavyzdžiui, kreipdamiesi dėl vairuotojo pažymėjimo ar paso kaip asmens tapatybės dokumentą galite naudoti gimimo liudijimą arba socialinės apsaugos kortelę; turėsite pateikti savo skyrybų dekretą, jei norite vėl susituokti, o paveldėtojams po mirties reikės susipažinti su testamentu. Laikykite šiuos dokumentus amžinai ir laikykite saugioje vietoje, pavyzdžiui, saugykloje.

Kalbėdamas apie seifus, „Consumer Reports“ sako, kad jei turite, pravartu sudaryti jo turinį. Galite kreiptis į jį, jei įtariate, kad kažko trūksta. Laikykite šį sąrašą tol, kol turite langelį.

Kaip saugoti savo įrašus

Surinkę visus įrašus ir sugalvoję, ką saugoti, turite nuspręsti, kur juos saugoti. Yra du pagrindiniai dokumentų saugojimo būdai: popieriuje arba skaitmenine forma. Kad ir kurį pasirinktumėte, jums reikės sistemos, leidžiančios tvarkyti įrašus, kad galėtumėte lengvai juos rasti, kai jums to prireiks. Ir dirbdami, kad failai būtų tvarkingi, galite imtis kelių atsargumo priemonių, kad apsaugotumėte neskelbtinus dokumentus nuo pažeidimų ir vagysčių.

Popierinių dokumentų saugojimas

Popieriniai dokumentai skirstomi į keletą skirtingų kategorijų. Kreditinių kortelių kvitus, bankomatų kvitus ir banko įmokų čekius reikia laikyti mažiau nei mėnesį. Galite juos suklijuoti voke arba prisegti ant kvitų stendo. Mėnesio pabaigoje galėsite patikrinti juos visus pagal savo kreditinę kortelę ar banko sąskaitos išrašą ir tada juos sunaikinti.

Be to, kai kuriuos dokumentus, tokius kaip ketvirčio investicijų ataskaitos ir draudimo formos, reikia saugoti metus ar mažiau. Patogus būdas jas laikyti yra kartotekoje arba pakabinamoje failų dėžutėje su atskiru kiekvienos kategorijos aplanku: namams, automobiliui, finansams ir pan. Jei trūksta vietos ir turite tik kelis dokumentus saugoti, akordeono failų tvarkyklė su keliomis įmontuotomis kišenėmis siūlo kompaktišką alternatyvą.

Galiausiai yra dokumentai, kuriuos reikia saugoti per ilgą laiką, pavyzdžiui, mokesčių deklaracijos ir turto įrašai. Naudodamiesi jais turite nuspręsti, kas jums svarbiau: apsaugoti failus ar laikyti juos prieinamus.

Laikydami savo ilgalaikius dokumentus bylų spintelėje kartu su trumpalaikiais, galėsite lengvai juos rasti, kai jums jų prireiks. Ir jei pasirinksite failų spintelę su užraktu, tai apsaugo jūsų jautrią asmeninę informaciją nuo smalsių akių. Tačiau tai neapsaugos šių dokumentų nuo sugadinimo kilus gaisrui ar potvyniui. Dokumentų laikymas priešgaisriniame seife apsaugo juos nuo pažeidimų ir vagysčių, tačiau juos bus sunkiau pasiekti.

Smulkiojo verslo ekspertė Barbara Weltman, kalbėdama su „Consumer Reports“, rekomenduoja pasirinkti ypač saugų dokumentą - ugniai atsparų seifą: banko ir investicijų ataskaitas, mokesčių dokumentus, turto planavimo dokumentus ir informaciją apie pensijas. Kadangi šiuose dokumentuose yra asmeninės informacijos, tokios kaip jūsų socialinio draudimo numeris, palikdami juos ten, kur kiti galėtų juos rasti, rizikuojate tapatybės vagyste..

Taip pat verta saugoti draudimo dokumentus, kad galėtumėte juos susigrąžinti kilus gaisrui, potvyniui ar įsilaužus. Tai apima jūsų draudimo polisus ir jūsų namų aprašo, kurį turėsite pareikšti, kopiją. Ekspertai taip pat siūlo sudaryti visų jūsų svarbiausių paskyrų sąrašą ir laikyti jį saugiame seife.

Elektroninių dokumentų saugojimas

Laikyti skaitmeninius finansinius dokumentus gali būti lengviau nei saugoti fizinius dokumentus. Elektroninės bylos užima mažiau vietos jūsų namuose nei dokumentų spintos, kuriose pilna popieriaus, ir jų negalima sunaikinti per gaisrus ar potvynius. Jei jau gausite didžiąją dalį sąskaitų ir ataskaitų skaitmenine forma, jas nesunku įkelti į standųjį diską, o jei turite popierinių dokumentų, nuskaitydami juos galite konvertuoti į elektroninę formą..

Tačiau elektroniniai failai yra pažeidžiami kitų grėsmių, tokių kaip kompiuteriniai virusai ir įsilaužimai. Štai kaip apsaugoti skaitmeninius įrašus nuo šių pavojų:

Naudokite slaptažodžio apsaugą. Pirmiausia įsitikinkite, kad visose internetinėse finansinėse sąskaitose naudojate tvirtus slaptažodžius. Dažnai keiskite slaptažodžius ir venkite naudoti tą patį slaptažodį keliose svetainėse. Jei kietajame diske saugote finansinių įrašų kopijas, galite apsaugoti slaptažodžiu atskirus failus arba aplankus, kuriuose juos laikote. „Digital Trends“ paaiškina, kaip tai padaryti tiek „Windows“, tiek „Macintosh“ kompiuteriuose..
Įdiekite antivirusinę programinę įrangą. Kompiuterių virusai ir kitos kenkėjiškos programos gali sugadinti jūsų failus arba nutraukti prieigą prie jų. Norėdami išvengti šių problemų, įdiekite gerą antivirusinę programą į savo kompiuterį ir nuolat atnaujinkite. Norėdami rasti geriausią antivirusinę programinę įrangą, skirtą „Windows“ ir „Mac“ kompiuteriams, pasikonsultuokite su technikos leidiniais, tokiais kaip PC Magazine ir CNET.
Naudokite apsaugą nuo viršįtampių. Kita grėsmė jūsų kompiuteriui yra galios šuoliai, kurie gali kepti jo subtilius vidinius komponentus. Geriausias būdas sumažinti šią grėsmę yra išlaikyti kompiuterį prijungtą prie viršįtampių apsaugos. Maitinimo juostos su apsauga nuo viršįtampių vienu metu gali apsaugoti iki keliolikos elektroninių prietaisų.
Laikykite atsargines kopijas. Nesvarbu, kaip kruopščiai apsaugote kompiuterį, negalite visiškai pašalinti jo sugadinimo ar pavogimo rizikos. Tačiau jei saugosite atsargines failų kopijas pilve, neprarasite prieigos prie jų, net praradę kompiuterį. Įsitikinkite, kad debesies saugyklos paslaugų teikėjas naudoja šifravimo technologiją, kad įsilaužėliai negalėtų lengvai patekti į jūsų failus. Arba galite kurti atsargines failų atsargines kopijas išoriniame standžiajame diske, apsaugotame slaptažodžiu.

Asmeninių įrašų saugojimas

Ekspertai nesutaria, kur turėtumėte saugoti gyvybiškai svarbius asmeninius įrašus, tokius kaip gimimo liudijimai, pasai, testamentai ir namų bei automobilio pavadinimai. Weltmanas rekomenduoja šiuos dokumentus sudėti į seifą banke, tačiau kiti ekspertai pabrėžia, kad tai padarius bus galima susipažinti tik su dokumentais banko valandomis. Taip pat mirus jūsų seifas gali būti užplombuotas, todėl paveldėtojams bus sunku susigrąžinti turinį. Šie ekspertai teigia, kad geriausia šiems gyvybiškai svarbiems dokumentams yra priešgaisrinis seifas.

Turbūt pats saugiausias pasirinkimas yra pasidaryti atsarginių savo svarbiausių dokumentų, tokių kaip gimimo ir santuokos liudijimai, kopijas. Tai leis jums laikyti vieną seife, o kitą - ugniai atspariame seife namuose.

Senų dokumentų susmulkinimas

Norėdami apsisaugoti nuo tapatybės vagystės, turite padaryti ne tik saugiai saugomus dokumentus. Jūs taip pat turite saugiai išmesti tuos, kuriuos išmetate. Jei tik sudedate dokumentus su slapta asmenine informacija į šiukšliadėžę ar perdirbimo šiukšliadėžę, vagys gali juos išmesti iš savo šiukšliadėžės prie šaligatvio ir panaudoti įsilaužimui į jūsų paskyras..

Norėdami išvengti šios problemos, investuokite į nedidelį namų biuro smulkintuvą. Skerspjūvio smulkintuvas yra geriausias, nes jis suskaido jūsų dokumentus į mažus gabalėlius, o ne į ilgas juosteles, kurias galima surinkti. Nebūtina susmulkinti kiekvieno popieriaus lapo, ant kurio yra jūsų vardas, tačiau ekspertai sako, kad protinga susmulkinti bet ką, kuriame yra daugiau asmeninės informacijos apie jus, nei galėtumėte rasti telefonų knygoje..

Remiantis „Recycle Coach“ duomenimis, dauguma miestų leidžia susmulkintus finansinius dokumentus sudėti į savo šaligatvio perdirbimo dėžę, tačiau greičiausiai turėsite juos sudėti į plastikinį maišelį, popierinį maišelį ar kartoninę dėžę, kad maži gabalėliai neišpūstų. toli. Kreipkitės į vietinę perdirbimo agentūrą ir sužinokite, kokios yra taisyklės. Taip pat popieriaus smulkintuvus galite paversti kompostu arba panaudoti juos kaip mulčiavimą ar pakavimo medžiagą.

Vienos rūšies finansiniai įrašai, kurių neturėtumėte perdirbti, yra laikymo ir bankomatų kvitai, išspausdinti ant šiluminio popieriaus. Kaip paaiškina „Recycle Coach“, šios rūšies popierius turi ploną nuodingo BPA plastiko dangą, galinčią užteršti visą perdirbto popieriaus partiją. Jei jūsų mieste nėra specialios kvitų grąžinimo programos, tiesiog įmeskite jas į šiukšliadėžę. Laimei, kvitai neturi daug asmeninės informacijos apie juos, todėl nereikia jų pirmiausia dalinti.

Taip pat svarbu imtis atsargumo priemonių atliekant šiukšliadėžę senus elektroninius failus, kuriuose yra neskelbtinų duomenų. Jei tik perkelsite šiuos failus į šiukšliadėžę - net jei iš karto ištuštinsite šiukšliadėžę - failas nebus visam laikui ištrinamas. Vietoj to, remiantis „Electronic Frontier Foundation“ (EFF), jūsų kompiuteris padaro failą nematomu ir suteikia jo užimamą vietą perrašymui. Kol tai neįvyks - tai gali būti savaitės, mėnesiai ar metai ateityje - failas vis dar yra jūsų diske, kur kvalifikuotas įsilaužėlis gali jį nuskaityti.

Norėdami saugiai atsikratyti savo failų, turite nurodyti savo kompiuteriui, kad perrašius juos iškart perrašytumėte. EŽF paaiškina, kaip tai padaryti „Macintosh“ ir „Windows“ kompiuteriuose.

Galutinis žodis

Visų finansinių dokumentų saugojimo sistemos nustatymas užima šiek tiek laiko, bet ilgainiui tai gali sutaupyti laiko. Kai tiksliai žinai, kokius dokumentus ir kiek laiko turi saugoti, kreditų kvitus klijuoti voke, ketvirčio ataskaitas aplanke ir mokesčių deklaracijas savo ugniai atspariame seife tampa įprasta. Kai žinosite, kaip nedelsiant tvarkyti kiekvieną dokumentą, neturėsite popierių, kaupiamų ant kiekvieno jūsų namo paviršiaus, ir nerizikuosite prarasti svarbius įrašus, nes jie kažkur palaidoti krūvoje..

Tvarkydami savo dokumentus turite ir kitų privalumų. Jei jūsų namai apgadinti dėl stichinės nelaimės, pavogta jūsų piniginė ar piniginė arba IRS nusprendžia jus patikrinti, galėsite akimirksniu paleisti rankas į visus dokumentus, kurių jums reikia norint išspręsti problemą. Tvarkydami savo finansinę apskaitą net galite padėti suprasti savo finansinę padėtį, kad geriau suprastumėte, ką galite ir ko negalite sau leisti.

Kartais, rūšiuodami savo finansinius įrašus, galite net sužinoti trūkstamus pinigus. Pvz., Galite sužinoti čekį, kurio niekada nedeponavote, medicinos sąskaitą, kurią galite pateikti kompensuoti, ar net seną banko sąskaitą, kurią pamiršote. Jei tai nėra gera paskata susitvarkyti savo finansinį gyvenimą, aš nežinau, kas tai yra.

Kokią sistemą naudojate tvarkydami savo finansinius įrašus namuose?