Kaip sukurti buhalterinės apskaitos sistemą namuose

Tačiau metinių mokesčių sumokėjimas nėra vienintelė priežastis, kad būtų įdiegta gera apskaitos sistema. Svarbu pasilikti kvitus, kad būtų parodyta, kiek sumokėjote už turtą ir investicijas, taip pat įrodyti, kada pirkote. Neatskleista pajamų ir išlaidų įrašų yra beveik neįmanoma gauti paskolą.

Sekti dokumentus yra būtina, ir tai gali sukelti problemų nepasiruošusiems ir netvarkingiems. Tačiau sukurti prasmingą namų registravimo sistemą gali būti gana paprasta.

Dokumentų sistemos nustatymas

Jei dar neįsigilinote į elektroninę dokumentų saugojimo sistemą, vis tiek galite lengvai valdyti sistemą, kad galėtumėte sekti visus savo įrašus.

1. Įsigykite reikalingus reikmenis

Apsilankykite mėgstamiausioje biuro prekių parduotuvėje ir įsigykite šiuos pirkinius:

• Vienos raidės dydžio kišeninis failas, išplečiamas iki trijų su puse colio (maždaug 3 USD)
• Keli failų aplankai (po mažiau nei 1 USD)
• Failų aplankų etiketės (maždaug 3 USD už 250 etikečių pakuotę)

2. Sukurkite etiketes

Pažymėkite išskleidžiamąjį aplanką metams. Tada sukurkite kiekvieno failo aplanko etiketę taip:

• Asmeninės išlaidos, tokios kaip apranga, knygos, bakalėjos gaminiai ir pramogos
• Medicinos / stomatologijos
• Komunalinių paslaugų sąskaitos
• Dideli pirkiniai ir namų patobulinimai
• Banko išrašai
• Investicijos
• Kredito kortelių ataskaitos ir kvitai
• Mokėkite užsispyrimus
• Mokesčių įrašai

3. Sutvarkykite savo dokumentus ir bylas

Pažymėję savo aplankus, pradėkite tvarkyti dokumentų rinkimo sistemą. Metų bėgyje galite pridėti daugiau aplankų, kad galėtumėte laikyti naujų kategorijų kvitus, kuriuos jums reikia sekti, pvz., Švietimo, augintinių ar kelionės išlaidas..

Įdėkite savo failų aplankus į besiplečiantį aplanką ir laikykite failų saugiai pritvirtintus stalčiuose ar kartotekose. Kiekvieną kartą įsigydami pirkinį ar sąskaitą-faktūrą, įpraskite iš karto įvesti kvitą į atitinkamą aplanką.

Norėdami padėti ne tik mokėti už sąskaitą, sukurkite aplanką, pažymėtą „Mokėtinos sąskaitos“. Laikykite šį aplanką gerai matomoje vietoje, kad jums būtų primenama reguliariai jį lankyti, norint sumokėti neapmokėtas sąskaitas. Sumokėję kiekvieną sąskaitą, įdėkite įrašą į atitinkamą aplanką savo bylų sistemoje.

Taip pat turėtumėte sukurti aplanką, pažymėtą „Reikia dėmesio“. Pvz., Jei jums reikia atlikti užklausą dėl įtartino jūsų kredito kortelės apmokestinimo arba jei turite susisiekti su pardavėju, kuris nesuteikė jums kredito už tai, kad sumokėjote paskutinę sąskaitą, turėtumėte išsaugoti įrašą ar priminimą šį aplanką.

Dienos pildymo būdas

Įdiegę šią sistemą, galite sutrumpinti laiką, kurį praleidžiate ieškodami išsklaidytų dokumentų, sutvarkydami, tinkamai pažymėtus failus, failus. Sukurkite dienos režimą, kad failai būtų nuoseklūs ir tinkamai prižiūrimi:

1. Surinkite paštą ir eikite per jį prie savo stalo ar virtuvės stalo.
2. Atidarykite kiekvieną pašto dėžutę ir atidėkite nepageidaujamą paštą bei vokus, kad būtų galima perdirbti.
3. Padėkite sąskaitas aplanke „Bills to Pay“.
4. Įdėkite kvitus į reikiamą aplanką. Pavyzdžiui, medicinos paslaugų santraukas reikia sudėti į aplanką „Medicina / odontologija“.
5. Viskas, kuriai reikia neatidėliotino dėmesio, turėtų būti perkelta į aplanką „Reikia dėmesio“, kad galėtumėte greitai juo pasirūpinti.

Ką laikyti ir kiek laiko

Daugeliu atvejų turėtumėte saugoti įrašus mažiausiai trejus metus, nes IRS mokesčių audito metu paprastai ieško trejų metų istorijos. Tačiau IRS gali pasirinkti papildomus trejus metus ieškoti jūsų istorijoje, todėl dėl šios priežasties patartina įrašus išsaugoti šešerius metus..

Čia yra keletas įrašų, kuriuos turėtumėte saugoti šešerius metus:

• Visų mokesčių deklaracijose nurodytų atskaitymų kvitai
• Tarpininkavimo ataskaitos apie operacijas, apie kurias pranešama mokesčių deklaracijoje
• Įrašai, susiję su būsto ar kito turto pardavimu, pateikti jūsų mokesčių deklaracijoje
• Mažos įmonės pajamų ir išlaidų, pateiktų mokesčių deklaracijoje, įrašai

Kiekvienas popieriaus lapas, kuriame palaikoma informacija apie mokesčių deklaraciją, turėtų būti saugomas šešerius metus nuo jūsų pateiktos datos.

Tačiau yra keletas įrašų, kuriuos norėsite saugoti amžinai:

• Mokesčių deklaracijos
• Sutartys
• Turto aktai ir baigiamieji pareiškimai
• Įrašai apie jūsų įmokas į jūsų pensijų planus
• Gyvybės draudimo polisai
• Turto planavimo dokumentai, tokie kaip įgaliojimas ar patikėjimo sutartys

Išmeskite dokumentus

Kai užpildysite metų mokesčių deklaraciją, bus keletas dokumentų, kuriuos galima atsisakyti. Turėtumėte galėti atsikratyti šių elementų, nebent tai būtų susiję su jūsų mokesčių deklaracija:

• Banko indėlių čekiai ir bankomatų kvitai
• „Paycheck“ užsispyrimai
• Komunalinių paslaugų sąskaitos kvitai

Galutinis žodis

Nėra tokio laiko, kaip dabar, kad pradėtumėte tvarkyti savo dokumentus. Kuo anksčiau įdiegsite organizuotą kartotekų padavimo sistemą, tuo greičiau galėsite pasinaudoti nenuvalytų namų ar biuro pranašumais. Jums taip pat gali būti daug lengviau pasiekti bet kokius dokumentus ar įrašyti bet kada, kai jums to reikia.

Ar naudojatės namų registravimo sistema? Kokios strategijos jums pasiteisino?

(nuotraukos kreditas: „Bigstock“)