10 patarimų, kaip plėtoti efektyvius bendravimo darbo vietoje įgūdžius

Jaunasis padėjėjas, besisukantis tarp pasipiktinimo ir beviltiškumo, nežinojo, kaip reaguoti į trijų puslapių atmintinę, kurioje buvo išvardytos nesėkmės po nesėkmingų užduočių ir lūkesčių, kurių grupė nepateisino. Memorandume buvo užfiksuota grėsmė, kad „viskas turėjo pasikeisti“, ir kad jis, vadovas, nebesirūpino asmenimis dėl jų trūkumų. Mano draugas, atsiplėšęs nuo mąstymo, kas, jo manymu, buvo neteisingas įvertinimas, arba buvimo, kai tolesnė pažanga gali būti atidėta ar neįmanoma, paklausė manęs: „Ką turėčiau daryti? Baigti ar likti ten, tikėdamasi, kad nebūsiu atleistas? “

Į rezultatus orientuota komunikacija darbo vietoje

Visos komunikacijos turi rezultatą. Bet ar tokiu atveju to rezultato, kurio norėjo vadybininkas, pasirašęs atmintinę, buvo rezultatas? Verslo santykiai, ypač santykiai tarp vadovų ir pavaldinių, dažnai būna niūrūs dėl prasto bendravimo, faktų trūkumo ar netinkamo aiškinimo, suslėgtos aplinkos ir abipusio įsipareigojimo siekti sėkmės. Kaip ir sporte bei politikoje, daugelis verslo klaidų yra neišvengiamos. Molinės kalvos tampa kalnais, o klaidos tampa nelaimėmis dėl emocijų ir perdėto reagavimo.

Tyrimais įrodyta, kad emocijos dažnai užgožia intelektą, o tai reiškia, kad prieš tai, kai žvėrys valgė žmones, kurie lėtai nusprendė, ar jie pavojingi, jie turėjo kovoti ar bėgti nuo amžių. Laimei, dauguma įmonių neturi aplinkos „nužudyk arba būk nužudytas“, tačiau mes vis tiek esame pasirengę reaguoti į tokią aplinką.

Tokiu atveju vadovo pastangos motyvuoti savo darbuotojus atsitraukė. Nors buvo akivaizdžių parduotuvės išvaizdos ir operacijų trūkumų, kuriuos reikėjo ištaisyti, atmintinės rezultatas buvo sutelkti dėmesį į asmenybes, o ne į pasirodymą. Nors memorandumas vadovui, be abejonės, buvo trumpalaikis ir katarsinis, ilgalaikis poveikis buvo pasitikėjimo praradimas ir pasitikėjimas jo sugebėjimu vadovauti, kasdienės įtampos tarp vadovo ir kitų darbuotojų padidėjimas. , ir galimybė smarkiai prarasti būsimus potencialius vadovus ir jų sukauptas institucines žinias. Kaip vadovas galėjo kitaip elgtis su situacija?

Efektyvus bendravimas: vadovas

Yra keletas dalykų, kuriuos vadovas gali padaryti, kad patobulintų savo bendravimo įgūdžius:

1. Prieš pradėdami bet kokius veiksmus, įvertinkite situaciją
Mūsų emocijos vilioja mus priimti greitus sprendimus, pagrįstus paviršutiniais įrodymais, kurie gali neatspindėti tikrosios problemos prigimties. Vadovas padarė prielaidą, kad prastą parduotuvės išvaizdą lėmė darbuotojų pastangų ar dėmesio stoka. Jis nemanė, kad keli parduotuvės darbuotojai buvo nutraukti dėl finansinės padėties, o parduotuvės darbo krūvis išliko toks pats. Kiekvienas vadovo padėjėjas buvo atsakingas už daugiau sričių, kuriose darbus atlikdavo mažiau žmonių.

Be to, kiekvienas asistentas turėjo sumažinti atlyginimą dėl didelio kliento praradimo, ir kiekvienas buvo susirūpinęs, kad kliento praradimas sulėtins jų paaukštinimą parduotuvės vadovo pareigoms. Nors jos nebuvo skirtos, jų pastangos tikriausiai nukentėjo dėl jų pačių rūpesčių.

2. Surinkite ir patvirtinkite informaciją prieš priimdami sprendimą
Mes linkę supainioti simptomus su liga, todėl gydome simptomą, o ne pagrindinę ligą. Technologija leidžia mums užfiksuoti didžiulius duomenų kiekius, juos supjaustyti ir supjaustyti, kad jie atrodytų kaip tik norime. Tačiau duomenys yra problemos, o ne pačios problemos, vaizdai. Stebint padėjėjų darbą ir kalbant bei klausantis jų darbo aspektų, galėjo būti padaryta kitokia išvada, nei pasiekė vadovas..

3. Dėmesys problemoms, o ne asmenybėms
Vadybininko atsiminimai užpuolė kiekvieno asistento charakterį, sakydami, kad jie tingūs, apleisti ar išdavė. Įtakos sustiprino emocinį memo kontekstą, užtemdydamas jo faktinį turinį ir tikslą.

Padėjėjai, reaguodami, reagavo emocijomis, nesustodami svarstyti faktų pagrįstumo ar bandydami vadovui pateikti kokių nors paaiškinimų. Kai svarstote bet kokį klausimą, kuris gali turėti emocinio turinio, turėtų būti taikoma „24 valandų taisyklė“: nesiųskite el. Laiškų, pranešimų, laiškų, atmintinių ar pranešimų kitiems, kol nelikote dienos apmąstyti. turinį ir įsitikinkite, kad jis perduoda faktus ir norimą toną.

4. Tvarkykite asmenis, o ne grupes
Vadovo atsiminimai buvo nukreipti į visus ir niekam. Specifiškumo trūkumas leido kiekvienam gavėjui išvengti asmeninės atsakomybės, nes kiekvienas jautė, kad jo paties pastangos atitiko lūkesčius. Dėl to atmintinėje nepavyko pasiekti norimo rezultato ir apsunkino jau jautrią darbo aplinką. Grupinės komunikacijos puikiai tinka teikti bendrą informaciją, mokyti ir pagirti; tačiau jie neturėtų būti naudojami atskirai krypčiai ar kritikai. Atminkite, pagirkite viešai ir kritikuokite privačiai.

5. Susipažinkite su pavaldiniais akis į akį
Parašytų žodžių reikšmė ir ketinimas be fizinio buvimo konteksto dažnai nesuprantami ir gali sukelti painiavą ir konfliktą. Neįmanoma pakeisti žmogaus akies ir pamatyti jo reakciją į jūsų pokalbį, kad būtų aiškesnis turinys ir užtikrintas supratimas bei sutikimas..

Vadovai dažnai slepiasi po atmintinėmis ir užrašais, tarsi jų pavaldiniai būtų robotai, kuriuos reikia perkelti į vietą ir užprogramuoti. Tačiau sėkmingi vadovai siekia asmeniško įsipareigojimo ir kuria pasitikėjimo, abipusės pagarbos ir bendros patirties tiltus. Būkite fiziškai pasiekiami ir „eikite pėsčiomis“ ir praneškite savo žmonėms, kad esate su jais per gerą ir blogą.

6. Skirkite užduotis tiesiai ir aiškiai
Žmonės geriausiai dirba tada, kai žino, ko iš jų tikimasi. Geri vadovai tikslus ir priemones nustato paprastai, suprantamai, vienareikšmiškai priskiria atsakomybę ir patvirtina, kad informaciją supranta tie, kuriems ji nukreipta. Geri vadovai imasi tolesnių veiksmų ir pateikia taisomąją informaciją, užtikrindami, kad visi jo pavaldiniai yra tame pačiame puslapyje ir dirba to paties tikslo link..

Vadovai visada turėtų prisiminti, kad nė vienas darbuotojas nesiima darbo tikėdamasis, kad darbe jis bus nepastebėtas, ignoruotas ar nereikšmingas. Darbuotojai nori būti mėgstami ir gerbiami savo bendraamžių ir didžiuojasi savo darbdaviu. Vadovybės uždavinys yra išlaikyti ir toliau plėtoti šį darbuotojų entuziazmą ir atsidavimą net streso metu.

Klaidų yra dalis didėjančių dalykų, o nesėkmės ir klaidų taisymas yra įprasti atvejai versle ir gyvenime. Bendravimas su pavaldiniais, kaip jūs norėtumėte, kad būtų elgiamasi panašioje situacijoje, yra geriausias būdas, kurį gali pasirinkti bet kuris vadovas.

Efektyvus bendravimas: darbuotojas

Mano draugas, vadovo padėjėjas, taip pat galėjo pasimokyti iš šio įvykio. Jo reakcija, nors ir suprantama, be reikalo pablogino situaciją. Dėl to jis ir kiti padėjėjai kentėjo dėl nenaudingo nerimo ir švaistė laiką bei jėgas melsdamiesi vieni su kitais dėl patirtos neteisybės. Šį laiką ir energiją būtų buvę galima geriau panaudoti sprendžiant parduotuvės problemas ir gerinant klientų aptarnavimą. Nors nei jis, nei kiti padėjėjai negalėjo paveikti vadovo jausmų, paskatinusių atmintinę, jų atsakas į tai buvo jų kontroliuojamas.

Jei esate patekę į panašią situaciją, turėtumėte:

1. Niekada neasmenink kritikos
Nesvarbu, ar teikiate kritiką, ar ją gaunate, ji turėtų būti grindžiama stebimais veiksmais ir rezultatais, o ne ketinimu. Neįmanoma žinoti bet kurios veiklos motyvų, tik fiziniai veiksmai ir veiklos rezultatas. Todėl kritika turėtų būti teikiama ir priimama be emocijų, atsižvelgiama į jos pagrįstumą ir tinkamumą ir įgyvendinama, kai veiksmas yra pateisinamas..

Kitaip tariant, nebūkite pernelyg jautrūs ar ginantys, kai gausite atsiliepimą. Gautą informaciją vertinkite taip, kaip siekiama gauti kitokį rezultatą, o ne asmeninį išpuolį.

2. Supraskite situaciją
Šiuo atveju kritiką sukėlė fizinė parduotuvės būklė ir išvaizda. Kitais atvejais konstruktyvi kritika yra nuolatinės darbuotojų veiklos peržiūros dalis, skirta abiem šalims pateikti atsiliepimus. Pasinaudokite abiem galimybėmis užmegzti santykius ir gauti informacijos. Naudokite apžvalgą kaip galimybę gauti ir duoti žinių, kurių kitu atveju būtų galima praleisti.

3. Būkite supratingi
Kai gausite tai, ką laikote nepagrįstu asmeniniu išpuoliu ar kritika, prieš pradėdami daryti išvadą, pripažinkite šaltinį ir jo aplinkybes. Deja, žmonėms būna blogų dienų, ir jie dažnai reaguoja užpuldinėdami kitus dėl mažos ar be jokios priežasties. Kai galvos yra vėsesnės, o slėgis mažesnis, susisiekite su užpuoliku ir sužinokite daugiau apie problemą ir kaip jūs galite būti sprendimo dalis. Galite pastebėti, kad užpuolimo stimulas buvo perdėtas siuntėjo atsakymas arba jis neturėjo nieko bendra su jumis ar jūsų darbu..

4. Sužinokite iš savo klaidų
Kad ir koks būtų jūsų karjeros etapas, jūs galite ir turite mokytis toliau. Per savo darbinį gyvenimą dirbsi su skirtingų sugebėjimų ir talentų viršininkais. Kai kuriuos atsiminsite dėl puikios lyderystės, o kitus prisiminsite dėl to, kad jie buvo tokie prasti vadovai. Net ir pastarieji gali tave kažko išmokyti.

Šiuo atveju mano draugas sužinojo, kaip jautėsi neteisėtai kaltinamas dėl blogo pasirodymo. Tikimės, kad jis atsimins savo jausmus prieš padarydamas tas pačias klaidas su žmonėmis, kurie jam praneša šiuo metu ar ateityje. Kartais blogi pavyzdžiai yra veiksmingesni nei geri.

Galutinis žodis

Valdymas ir lyderystė yra išmoktas įgūdis. Efektyvūs vadybininkai turi patirties iš abiejų spektro pusių, imdamiesi nurodymų ir juos suteikdami. O įmonės sėkmė yra tiesiogiai susijusi su jos vadovų įgūdžiais ir gebėjimu vadovauti darbuotojams per sunkų ir išbandymų laiką.

Analizuodami ir apgalvotai bendraudami tiek su savo pavaldiniais, tiek su viršininkais, galite geriau išmokti vadovauti bet kuriai savo pozicijai. Tokiu būdu ne tik užsitikrinsite savo ateities perspektyvas pakilti į savo įmonės gretas, bet ir sukursite produktyvesnę ir geresnę darbo aplinką sau ir savo kolegoms..

Kokius dar efektyvius komunikacijos patarimus galite pasiūlyti?