10 paprastų būdų patobulinti jūsų verslo rašymo įgūdžius

Dabar pagalvok, kiek laiko praleidai bandydamas iššifruoti blogai parašytą el. Laišką ar ataskaitą. Skaityti ne tik nemalonu ir erzina, bet ir blogas rašymas gali sukelti rimtų klaidų, prarastas galimybes ar net nelaimingus atsitikimus darbe..

Esmė ta, kad geri rašymo įgūdžiai yra vertingi keliais būdais. Jei prireiktų laiko tobulėti, per visą savo karjerą galėtumėte sumokėti didelius dividendus. Pažvelkime į keletą metodų, kuriuos galite naudoti norėdami patobulinti savo verslo rašymo įgūdžius.

Tvirtų rašymo įgūdžių vertė

Geras rašymas yra būtinas darbo jėgoje dėl daugelio priežasčių.

Pirma, buvimas geru rašytoju padeda išsiskirti iš minios ir padidina šansus paaukštinti ar pakelti. Tai gali padėti įtikinti jūsų viršininką imtis veiksmų dėl aistringų projektų ir idėjų. Geras rašymas leidžia pasirodyti protingesniam, patikimesniam ir profesionalesniam. Tai padeda išvengti painiavos ir neteisingo aiškinimo, sukurti pasitikėjimą ir palaikyti ryšius su kolegomis bei laimėti klientų.

Geras rašymas yra ypač svarbus, nes mes vis dažniau naudojame socialinę terpę. Mes visi matėme profesionalus „Twitter“, „LinkedIn“ ar „Facebook“ klaidingai parašydami žodžius arba neteisingai vartodami žodį. Tai ne tik nepatogu, kai tai nutinka jums, bet taip pat gali paveikti jūsų reputaciją ir patikimumą ateityje.

Tavo rašymas yra viena iš pagrindinių terpių, kurioje tave vertins visą gyvenimą. Kasdien siunčiami el. Laiškai, tekstai ir ataskaitos yra fizinis vaizdas ir įrašas tu. Laikui bėgant, šios reprezentacijos sukuria jūsų reputaciją ir daro įtaką santykiams, kurių jums reikia klestėti per jūsų karjerą.

Rašymas perduoda jūsų mintis, todėl svarbu, kad tos mintys būtų perteikiamos aiškiausiai ir iškalbingiausiai..

Kurtas Vonnegutas sakė: „Kodėl turėtumėte išnagrinėti savo rašymo stilių, norėdami jį patobulinti? Darykite tai kaip pagarbos savo skaitytojams ženklą, kad ir ką rašytumėte. “

Nesvarbu, ar esate verslininkas, kuriam reikia parašyti puikų pranešimą spaudai, vadybininkas, kasdien rašantis el. Laiškus užimtai komandai, ar asmuo, ieškantis naujo darbo, kuriam reikia parašyti laimėjusį motyvacinį laišką, būtini geri bendravimo įgūdžiai. Žodžiai gyvenime svarbūs, ir jūs gausite didelę naudą žinodami, kaip juos efektyviai naudoti.

Kaip patobulinti savo rašymo įgūdžius

Puikiam rašymui reikia laiko ir praktikos. Kaip sakė verslininkas Davidas Ogilvy: „Geras rašymas nėra natūrali dovana. Jūs turite išmokti gerai rašyti. “

Yra keletas būdų, kaip galite greitai patobulinti savo rašymą.

1. Pagalvokite prieš pradėdami rašyti

Prieš pradėdami ką nors rašyti, sustokite ir pagalvokite, ką norite ir turite pasakyti. Paklauskite savęs: „Ką šis asmuo turi žinoti ar suprasti perskaitęs šį el. Laišką?“

Taip pat galite naudoti „5 W + H“, kuriuos visi žurnalistai naudoja kurdami savo darbą:

• Kas: Kas yra mano auditorija?
• Ką: Ką jie turi žinoti?
• Kada: Kada tai taikoma, kada tai atsitiko ar kada jie turi tai žinoti?
• Kur: Kur tai vyksta?
• Kodėl: Kodėl jiems reikia šios informacijos??
• Kaip: Kaip jie turėtų naudoti šią informaciją?

Taip pat turite paklausti savęs: „Ar man tikrai reikia siųsti šį el. Laišką?“

Kiekvieno sektoriaus profesionalai kasdien užplikomi el. Laiškais, iš kurių daugelis nebūtini. Sutaupykite laiko sau ir skaitytojui, įsitikinkite, kad kiekvienas jūsų siunčiamas el. Paštas yra tikrai reikalingas ir tinkamas.

2. Laikykitės trumpai

Kai išsiaiškinsite, ką jums reikia pasakyti, greitai supraskite. Žmonės visada yra spaudžiami laiko, ir jie įvertins jūsų trumpumą.

Reikia įtikinamesnio? Sustabdykite ir pagalvokite, kiek nusivylėte, perskaitę el. Laišką, kuris yra tris kartus ilgesnis nei reikia, o pagrindiniai punktai yra palaidoti apačioje. Tai laiko ir energijos švaistymas, tiesa?

Neverskite savo auditorijos to peržvelgti - būkite trumpas.

Tai gali padėti susimąstyti kaip žmonės skaito. Novelistas Elmore'as Leonardas siūlo glaustą, bet puikų patarimą, kai sako: „Pabandykite palikti tą dalį, kurią skaitytojai linkę praleisti“. Paprastai tai reiškia ilgas pastraipas, kurios labiau susijusios su tuo tu nori pasakyti daugiau nei tai, ką turi išgirsti skaitytojas. Visada atminkite skaitytoją.

Jei pastebite, kad negalite parašyti el. Laiško, kurio ilgis yra mažiau nei pusė puslapio, el. Paštas nėra geriausias būdas perduoti šią informaciją. Užuot paskambinę asmeniui ir tiesiogiai su juo pasikalbėkite.

3. Venkite pretenzingų žodžių

Rašydamas jūsų tikslas yra būti aiškus ir tiesioginis. Jei jūsų skaitytojas turi naudoti „Google“ iššifruoti tai, ką bandote pasakyti, jie jausis susvetimėję ir susierzinę.

Markas Tvenas kartą pasakė: „Nenaudokite penkių dolerių žodžio, kai tai padarys penkiasdešimties centų žodis“. Venkite pagundos naudoti gėlėti, pretenzingi žodžiai, kad skambėtų protingiau. Laikykis penkiasdešimties centų žodžių.

Tuo pačiu būdu, kai įmanoma, venkite žargono. Žargonas dažnai priverčia jus pasisakyti pretenzingai, ir tai gali dar labiau susvetimėti jūsų skaitytoją. Verčiau parašyk taip, kaip kalbi. Laikykite tai natūraliai ir tiesiogiai.

4. Naudokite „Aktyvų balsą“

Aktyvūs sakiniai yra tiesioginiai, paryškinti ir įdomesni nei pasyvūs sakiniai. Pasyvūs sakiniai yra silpni ir žodžių junginiai; jie yra tarsi švelnus rankos paspaudimas. Jūsų rašymas žymiai pagerės, jei stengsitės naudoti aktyvius sakinius, kai tik įmanoma.

Pvz., Pažiūrėkite į du žemiau pateiktus sakinius:

1. Katė subraižė moterį.
2. Moteris buvo subraižyta katės.

Pirmasis sakinys parašytas aktyviu balsu. Tai aiški ir tiesioginė. Antrasis sakinys yra pasyvus.

Aktyviame sakinyje subjektas atlieka veiksmažodžio veiksmas. Pasyviu sakiniu subjektas leidžia veiksmui įvykti į juos. Štai dar vienas paprastas pavyzdys:

1. Golfo žaidėjas pataikė į kamuolį.
2. Kamuolys pataikė į golfo žaidėją.

Pirmame sakinyje subjektas (golfas) atlieka veiksmą (pataiko į kamuoliuką). Antrame sakinyje subjektas (golfas) ateina po veiksmažodžio; tai gauna veiksmą.

Norėdami pastebėti pasyvų balsą, prieš veiksmažodį ieškokite veiksmažodžio „būti“, pavyzdžiui, „bus“ arba „buvo“, formų. Pvz., „Susitikimas vyks 20 val.“ Yra pasyvus. Verčiau sakykite: „Susitikimas yra 20 val.“

5. Visada būkite profesionalūs

Kartais kyla pagunda mesti pokštą ar įtraukti el. Laiške keletą biuro paskalų. Tačiau šie priedai neprisideda prie jūsų pranešimo ir gali neigiamai paveikti jūsų reputaciją. Jie taip pat lengvai nesuprantami.

Taip, jūs turite būti autentiški ir leisti savo balsui spindėti. Bet jūs taip pat turite išlikti profesionalūs; tai balansuojantis aktas. Geras būdas patikrinti jūsų turinio tinkamumą yra paklausti: „Ar man tai būtų malonu, jei jis rytoj ryte būtų pirmajame laikraščio puslapyje?“ Jei tai verčia susigūžti, padarykite keletą taisymų.

6. Patikslinkite savo raginimą veikti

Jūsų verslo komunikacijos siunčiamos su tikslu; Retai parašysite grynai informacinį laišką. Tikėtina, kad skaitytojui reikia ką nors padaryti: paskambinti jums, suteikti daugiau informacijos, patvirtinti jo buvimą posėdyje ir pan..

Nepalikite savo skaitytojui išsiaiškinti, ką jūs norite padaryti su šia informacija. Išsiaiškink ir būk konkretus. Pavyzdžiui:

• Siųskite visus pakeitimus iki antradienio 17 val.
• Norėdami išspręsti problemą, paskambinkite šiam klientui iki penktadienio.

Aiškiai apibrėžkite, ko norite, ir tikriausiai pastebėsite geresnių rezultatų iš savo skaitytojų.

Pro patarimas: Atminkite, kad jei jums reikia nedelsiant ko nors imtis, pasitarkite su gavėju asmeniškai. Atsikelkite nuo savo stalo ir eikite į jų kabinetą arba paskambinkite jiems telefonu. Rašymas yra svarbi terpė, tačiau niekas neprilygsta asmeniniam pokalbiui, kai reikia ką nors padaryti.

7. Tinkamai naudokite el. Pašto temos eilutę

Jūsų el. Pašto temos eilutė yra galingas įrankis; pagalvokite apie tai kaip savo el. pašto antraštę. Pagrindinis tikslas yra įsitikinti, kad kūnas yra skaitomas. Norėdami tai padaryti, antraštės turi būti trumpos, tiesioginės, galingos ir konkrečios.

Pvz., Pažiūrėkite į dvi žemiau pateiktas el. Pašto temų eilutes:

1. Pirmadienio susitikimas
2. Dalyvaus pirmadienį, spalio 14 d., 14 val., Ketvirtinių ataskaitų posėdis

Pirma temos eilutė yra neaiški ir palieka neatsakytą daug klausimų. Kuris pirmadienio susitikimas? Apie ką vyksta susitikimas? Ar net turiu žinoti apie šį susitikimą?

Antroji temos eilutė yra daug konkretesnė, todėl greičiausiai bus atidaroma ir greitai perskaitoma. Tai praneša apie tai, apie kurį susitikimą autorius kalba, kada jis yra, ir ko jums gali prireikti lankantis šiame susitikime.

Niekada nepalikite el. Laiško temos tuščios. El. Pašto filtruose tuščios temos dažnai klasifikuojamos kaip šlamštas, todėl užpildykite jas, kad nepraleistumėte el. Laiškų.

Pro patarimas: Jei jums reikia užduoti tik paprastą klausimą, naudokite pranešimo pabaigos (EOM) metodą. Tiesiog parašykite savo klausimą el. Pašto temos eilutėje ir pabaigoje pridėkite „EOM“. Tai taupo jūsų skaitytojo laiką, nes jie gali greitai atsakyti net neskaitydami nereikalingo teksto.

Pvz., Jūsų temos eilutė gali pasakyti: „Ar dalyvausite šio pirmadienio 14 val. Susitikime? EOM. “

Prieš naudodamiesi šia technika įsitikinkite, kad jūsų gavėjai žino, ką reiškia EOM. Tada idealiu atveju jie atsakys į savo grįžtančio el. Laiško temą maždaug taip: „Taip, aš ten būsiu. EOM. “

8. Laikykitės vienos el. Laiškų temos

Kai įmanoma, el. Laiškus nukreipkite į vieną konkretų tašką ar idėją. Jei jums reikia kreiptis į kitą temą, parašykite atskirą el. Laišką. Susitelkimas į vieną temą kiekviename el. Laiške skaitytojui suteikia laiko apdoroti tai, ką sakai, ir tiesiogiai reaguoti. Tai taip pat padeda jiems efektyviau tvarkyti el. Laiškus ir greičiau rasti suarchyvuotus el. Laiškus.

Pvz., Žemiau pateiktas el. Pašto, apimančio per daug temų, pavyzdys:

El. Pašto temos eilutė: Pirmadienio susitikimas 

kūnas: Sveikas, Steve'as, 

Ačiū už visą praėjusios savaitės darbą su ketvirtinėmis ataskaitomis. Tu padarei gražų darbą! Aš tiesiog manau, kad mums reikia sutrumpinti įvadą, tačiau tai nėra puiku.

Aš rašiau norėdamas sužinoti, ar tu dalyvausi šio pirmadienio susitikime. Jei taip, ar galėtumėte atsiųsti pradinio ketvirčio ataskaitos projekto kopiją? Norėčiau tai parodyti Susanai.

Be to, ar jūs kada nors palietėte pagrindą su Al Thompsonu Sirakūzose? Jis turėjo keletą skundų dėl savo paskutinio vežimo ir mes turime įsitikinti, kad į juos bus kreiptasi. Leiskite man žinoti, kaip tai paaiškėja.

Dėkoju,

Džimas

Sustabdykite ir pagalvokite, kiek dalykų Steve buvo paprašyta išspręsti šiame el. Laiške.

Pirmiausia jis turi išsiaiškinti, ar Jim nori, kad jis taisytų įžangą, ar Jim ketina tai padaryti pats; neaišku. Tada jis turi patvirtinti, kad dalyvaus pirmadienio posėdyje, taip pat nepamirškite atsinešti ataskaitos projekto. Galiausiai jis turi išspręsti tuos klientų nusiskundimus ir papasakoti Jimui, kas nutiko.

El. Laiške yra keletas svarbių priminimų, ir Steve'as gali norėti jį išsaugoti. Bet antraštėje tiesiog rašoma: „Pirmadienio susirinkimas“. Jei jis nori išsaugoti tai kaip priminimą, kad išspręstų tuos klientų skundus, antraštė neturi nieko bendra su realia tema. Jis turės atsiminti, kad priminimas apie klientų skundus buvo išsiųstas el. Laiške pavadinimu „Pirmadienio susirinkimas“.

Padarykite savo skaitytojams malonumą ir padarykite jiems viską kuo lengvesnį. Paprasčiausia, kai viena tema bus el. Laiške.

9. Niekada nenaudokite el. Pašto, kad pateiktumėte blogas naujienas

Niekada nenaudokite el. Pašto, kad pateiktumėte blogas naujienas. Jei jums reikia atleisti ką nors iš savo komandos arba pateikti atsiliepimą, kuris skambės mažiau nei rožinis, darykite tai asmeniškai. Dėl nesusipratimų lengva kilti el. Paštu - tai perspektyva, kuri sustiprėja, kai el. Laišką naudojate teikdami blogas naujienas. Asmeniškai galite bendrauti su užuojauta ir empatija, o kūno kalbą ir balso toną galite išreikšti dar labiau nuoširdumu ir ketinimais. Tai yra kažkas, ko tiesiog negalite padaryti el. Paštu.

10. Korektūros, korektūros, korektūros

Gramatikos ir rašybos klaidos yra nepatogios, jos kenkia jūsų patikimumui. Žinoma, galite pasikliauti rašybos tikrinimo įrankiais, tačiau jie ne viską sugauna, ypač žodžiai, kurie naudojami ne kontekste.

Baigę rašyti, nedelsdami perskaitykite. Ir, kai įmanoma, atidėkite jį ir perskaitykite dar kartą po kelių valandų (ar po kelių dienų). Palikdami sau šiek tiek atstumo nuo rašymo, padėsite pastebėti klaidas, kurių galėjote praleisti pirmą kartą skaitydami.

Pro patarimas: Kai koreguojate, atidžiai perskaitykite kiekvieną sakinį. Laikykitės George'o Orwello patarimo, kuris sako: „Kruopštus rašytojas kiekviename savo rašomame sakinyje užduos sau bent keturis klausimus: Ką aš bandau pasakyti? Kokie žodžiai tai išreikš? Koks vaizdas ar idioma padarys jį aiškesnį? Ar šis vaizdas yra pakankamai šviežias, kad turėtų poveikį? Ir jis greičiausiai paklaus savęs dar dviejų: ar galėčiau tai pateikti trumpiau? Ar aš pasakiau ką nors, kas yra neišvengiamai negraži? “

Jei el. Laiškas ar ataskaita yra ypač svarbūs, duokite juos patikimam draugui ar kolegai, prieš persiųsdami jį numatytai auditorijai. Šviežia akių pora gali pastebėti papildomų klaidų, kurias praleidote.

Pro patarimas: Jei pastebite, kad jums reikia papildomos pagalbos rašant verslą, naudokite tokią paslaugą kaip „Grammarly“, kuri nuskaito jūsų tekstą ir nustato tiek paprastas, tiek sudėtingas gramatikos klaidas (įskaitant neteisingai parašytus žodžius, naudojamus netinkamame kontekste). Jūs taip pat gaunate paaiškinimus apie kiekvieną klaidą, kad galėtumėte patobulinti savo rašymą ateityje.

Galutinis žodis

Kiekvienas gali išmokti būti geresniu rašytoju, o geriausias būdas pagerinti savo rašymą yra praktika. Kuo daugiau rašysite, tuo geriau gausite. Taip pat galite apsvarstyti galimybę organizuoti nemokamus internetinius verslo rašymo kursus per „Coursera“. Klasę sukūrė Kolorado Boulderio universitetas ir ji yra nemokama, jei audituojate.

Kokias klaidas darai dažniausiai rašydamas verslą? Kaip manote, ar gerai darote?